Buhalterinės apskaitos įmonę verta rinktis ne pagal mėnesio kainą, o pagal tai, kas į tą kainą įskaičiuota, kas pavaduos buhalterį atostogų ar ligos metu ir kaip sutartyje apibrėžta atsakomybė už klaidas. Prieš pasirašant naudinga užduoti 15 konkrečių klausimų. Rinkoje apskaitos tvarkymas prasideda nuo maždaug 50 EUR per mėnesį.
Kodėl buhalterinės apskaitos įmonės pasirinkimas svarbesnis, nei atrodo
Apskaitos paslauga atrodo kaip paprasta prekė: dokumentai suvedami, deklaracijos pateikiamos, ataskaita metų gale parengiama. Todėl dauguma verslo pradedančiųjų renkasi paprasčiausiu būdu – lygina mėnesio kainą ir pasirenka pigiausią. Praktikoje būtent šis pasirinkimas dažniausiai grįžta bumerangu, nes apskaitos kokybė pastebima ne iš karto, o po metų ar dvejų, kai reikia paskolos, ateina mokestinis patikrinimas arba įmonė parduodama.
Skirtumas tarp gerai ir blogai tvarkomos apskaitos matuojamas ne buhalterio darbo estetika, o labai konkrečiais dalykais: ar deklaracijos pateiktos laiku, ar sąnaudos priskirtos leidžiamiems atskaitymams, ar sandėlio likučiai atitinka realybę, ar galima greitai atsakyti bankui, kiek įmonė uždirbo per pastarąjį ketvirtį. Kai kuris nors iš šių dalykų šlubuoja, kaina, sutaupyta ties 20 EUR mėnesiniu skirtumu, išgaruoja per vieną delspinigių ar patikslintų deklaracijų epizodą.
Antras dalykas, kurio nepamatysite kainoraštyje – paslaugos tęstinumas. Vieno žmogaus buhalterinė praktika būna puiki tol, kol tas žmogus dirba. Susirgus ar išėjus atostogų dviem savaitėms mėnesio pabaigoje, deklaracijų terminas nesustoja. Todėl klausimas „kas Jus pavaduos“ yra ne mandagumo formalumas, o vienas svarbiausių atrankos kriterijų. Visą buhalterinės apskaitos paslaugą teikiame taip, kad terminai nepriklausytų nuo vieno žmogaus grafiko.
Rekomendacija iš pažįstamų yra geras startas, bet ne atsakymas. Kolegos apskaita gali būti tvarkoma puikiai todėl, kad jo veikla paprasta: dešimt sąskaitų per mėnesį ir jokių darbuotojų. Jei Jūsų įmonė turi sandėlį, kelis darbuotojus, ES pardavimus ar ilgalaikį turtą, ta pati įmonė gali būti visiškai netinkama. Rekomendaciją vertinkite kartu su klausimu, kokio dydžio ir pobūdžio klientus apskaitos įmonė aptarnauja kasdien.
Vidinis buhalteris, išorinė apskaitos įmonė ar apskaitos programa
Prieš renkantis konkretų paslaugos teikėją, verta atsakyti į ankstesnį klausimą: ar apskaitos tvarkymas apskritai turi būti perkamas iš išorės. Realiai yra trys keliai, ir kiekvienas turi savo lūžio tašką, kai tampa pigesnis ar patogesnis už kitus.
| Kriterijus | Vidinis buhalteris | Išorinė apskaitos įmonė | Programa ir savarankiškas darbas |
|---|---|---|---|
| Mėnesio sąnaudos | Atlyginimas su mokesčiais, darbo vieta, programinė įranga | Fiksuotas mėnesio mokestis pagal apimtį | Programos prenumerata ir Jūsų laikas |
| Pavadavimas ligos ar atostogų metu | Problema – dažnai nėra kam perimti | Sprendžiama komandos viduje | Nėra – viskas sustoja |
| Kompetencijų platumas | Priklauso nuo vieno žmogaus patirties | Kelios sritys: mokesčiai, darbo santykiai, ataskaitos | Ribojasi Jūsų žiniomis |
| Atsakomybė už klaidas | Darbo teisės ribose, praktiškai ribota | Nustatoma sutartyje, gali būti apdrausta | Visa atsakomybė lieka vadovui |
| Kada apsimoka | Nuo maždaug 20–30 darbuotojų ar sudėtingos veiklos | Smulkiam ir vidutiniam verslui | Kai per mėnesį vos kelios operacijos |
| Programinė įranga | Perkate ir prižiūrite patys | Įskaičiuota į paslaugą | Perkate patys |
| Vadovo laiko sąnaudos | Vidutinės – reikia valdyti darbuotoją | Mažiausios | Didžiausios |
| Lankstumas augant | Ribotas – reikia samdyti dar vieną | Didelis – planas keičiamas pagal apimtį | Mažas – greitai peraugama |
Praktinė riba, kurią matome dirbdami su smulkiu verslu, atrodo taip: kol įmonė turi iki kelių darbuotojų ir keliasdešimt dokumentų per mėnesį, išorinė apskaita yra ir pigesnė, ir saugesnė. Savarankiškas darbas su programa pateisinamas tik ten, kur veikla itin paprasta – pavyzdžiui, vieno nario mažoji bendrija be darbuotojų ir be PVM. Vidinis buhalteris tampa logiškas tada, kai jam kasdien atsiranda pilnas darbo krūvis.
Ką klausti prieš pasirašant sutartį: 15 konkrečių klausimų
Šis sąrašas yra praktinis atrankos įrankis. Užduokite šiuos klausimus dviem trims kandidatams ir palyginkite ne tik atsakymus, bet ir tai, kaip greitai bei konkrečiai į juos atsakoma. Vengimas atsakyti į klausimą apie pavadavimą ar atsakomybę pasako daugiau nei bet koks kainoraštis.
15 klausimų buhalterinės apskaitos įmonei
- Kas konkrečiai tvarkys mano apskaitą ir su kuo bendrausiu kasdien – vadovu ar priskirtu buhalteriu?
- Kas mane pavaduos, kai mano buhalteris atostogaus ar susirgs, ir ar tas žmogus turės prieigą prie mano duomenų?
- Kiek panašaus profilio klientų aptarnaujate – tos pačios veiklos srities, tokio pat dydžio, su tokia pat darbuotojų struktūra?
- Kas tiksliai įeina į bazinę mėnesio kainą ir kiek dokumentų bei operacijų ji apima?
- Kokie darbai apmokestinami papildomai ir pagal kokį įkainį – valandinį ar fiksuotą?
- Kaip keisis kaina, jei apyvarta ar dokumentų kiekis padvigubės, ir kada kaina peržiūrima?
- Kokia apskaitos programa naudojama ir ar aš turėsiu prieigą prie savo duomenų realiu laiku?
- Kam priklauso duomenys programoje ir kokiu formatu juos gausiu, jei nuspręsčiau pasitraukti?
- Ar turite profesinės civilinės atsakomybės draudimą, kokia jo suma ir ką jis dengia?
- Kas atsako už delspinigius ir baudas, atsiradusias dėl Jūsų klaidos ar vėlavimo?
- Iki kada turiu pateikti dokumentus, kad deklaracijos būtų pateiktos laiku, ir kas nutinka, jei pavėluoju?
- Kaip greitai atsakote į klausimus ir ar konsultacijos telefonu yra įskaičiuotos į mėnesio mokestį?
- Ar rengiate metinių finansinių ataskaitų rinkinį ir ar jo parengimas įskaičiuotas, ar apmokestinamas atskirai?
- Kaip elgiatės mokestinio patikrinimo metu – ar atstovaujate, ar tik pateikiate dokumentus?
- Koks sutarties nutraukimo terminas ir per kiek dienų grąžinami dokumentai bei duomenys?
Atkreipkite dėmesį, kad tik keturi iš šių klausimų susiję su pinigais. Likusieji – apie riziką ir tęstinumą. Būtent jie atskiria įmonę, kuri paslaugą teikia sistemiškai, nuo tos, kuri dirba, kol viskas gerai, o pirmos rimtesnės situacijos metu palieka Jus vieną.
Kaip lyginti buhalterinės apskaitos kainas
Pagrindinė kainų lyginimo klaida – lyginti mėnesio sumas, o ne paslaugos apimtis. Beveik visi rinkos dalyviai bazinę kainą sieja su dokumentų ir operacijų kiekiu, o viską, kas viršija normą, apmokestina papildomai. Todėl du pasiūlymai po 60 EUR gali reikšti visiškai skirtingą metinę sąskaitą. Prieš lygindami, paprašykite kiekvieno kandidato aiškiai išskirti, kas įeina į bazinę kainą.
| Darbas | Dažniausiai įskaičiuota į bazinę kainą | Dažnai apmokestinama papildomai |
|---|---|---|
| Pirkimo ir pardavimo sąskaitų suvedimas | Taip, iki sutarto kiekio per mėnesį | Kiekis, viršijantis sutartą normą |
| Banko operacijų apdorojimas | Taip, iki sutarto kiekio | Kelios sąskaitos skirtinguose bankuose, valiutinės operacijos |
| Deklaracijos VMI ir „Sodrai“ | Taip, standartinės mėnesinės | Patikslintos deklaracijos dėl kliento pateiktų klaidų |
| Darbo užmokesčio skaičiavimas | Dažnai iki 1–2 darbuotojų | Kiekvienas papildomas darbuotojas |
| Personalo administravimas | Ne visada – priklauso nuo plano | Darbo sutarčių rengimas, įsakymai, atostogų grafikai |
| Metinių finansinių ataskaitų rinkinys | Priklauso nuo teikėjo | Dažnai atskiras mokestis, prilygstantis 1–2 mėnesių kainai |
| Konsultacijos telefonu ir el. paštu | Dažnai taip, protingos apimties | Išsamios mokestinės analizės, raštiškos išvados |
| Ilgalaikio turto apskaita ir nusidėvėjimas | Dažniausiai taip | Turto vertinimo ar perkainojimo klausimai |
| Atsargų ir sandėlio apskaita | Retai | Beveik visada atskirai, priklauso nuo prekių kiekio |
| Atstovavimas mokestinio patikrinimo metu | Beveik niekada | Atskiras įkainis arba valandinis darbas |
| Apskaitos atkūrimas už praėjusius laikotarpius | Ne | Atskira paslauga pagal apimtį |
Teisingas būdas lyginti – pateikti visiems kandidatams tuos pačius skaičius: kiek per mėnesį gaunate pirkimo ir pardavimo sąskaitų, kiek turite darbuotojų, kiek banko sąskaitų, ar esate PVM mokėtojas, ar turite sandėlį ir ilgalaikio turto. Su šiais duomenimis paprašykite metinės sumos, o ne mėnesinės. Tada skirtumai tampa matomi iš karto.
Jei pasiūlymas gerokai mažesnis už rinkos vidurkį, tam paprastai yra viena iš trijų priežasčių: darbą atliks mažiau patyręs specialistas, dalis darbų bus apmokestinta atskirai, arba paslauga teikiama be profesinės atsakomybės draudimo. Nė viena iš jų nėra savaime bloga, bet visos turi būti žinomos iš anksto, o ne paaiškėti iš sąskaitos.
Nuo ko priklauso buhalterinės apskaitos tvarkymo kaina
Apskaitos kaina formuojama iš darbo valandų, todėl ją didina viskas, kas didina darbo apimtį arba riziką. Žinodami šiuos veiksnius, galėsite ne tik teisingiau lyginti pasiūlymus, bet ir realiai sumažinti savo mėnesio sąskaitą.
| Veiksnys | Kaip veikia kainą | Ką galite padaryti |
|---|---|---|
| Dokumentų kiekis | Pagrindinis kainos veiksnys – kuo daugiau sąskaitų, tuo daugiau darbo | Naudoti sąskaitų išrašymo programą su integracija |
| PVM mokėtojo statusas | Atsiranda mėnesinės deklaracijos ir griežtesni reikalavimai dokumentams | Registruotis tik tada, kai privaloma arba apsimoka |
| Darbuotojų skaičius | Kiekvienas darbuotojas prideda skaičiavimų ir pranešimų | Susitarti dėl kainos pagal darbuotojų intervalą |
| Veiklos pobūdis | Prekyba ir gamyba brangesnės nei paslaugos dėl atsargų apskaitos | Aiškiai aprašyti veiklą jau pasiūlymo etape |
| Užsienio sandoriai | ES ir trečiųjų šalių operacijos reikalauja papildomų ataskaitų | Iš anksto informuoti apie planuojamą eksportą |
| Dokumentų pateikimo tvarka | Netvarkingi ar vėluojantys dokumentai didina darbo laiką | Pateikti dokumentus reguliariai ir skaitmenine forma |
| Ankstesnių laikotarpių būklė | Netvarkinga praeitis reikalauja atkūrimo darbų | Perduoti apskaitą tvarkingai, su likučių suderinimu |
Didžiausią įtaką galutinei sumai turi paprasčiausias dalykas – dokumentų tvarkingumas. Klientas, kuris kartą per savaitę įkelia sąskaitas į bendrą aplanką, apskaitos įmonei kainuoja mažiau nei tas, kuris ketvirčio pabaigoje atveža dėžę popierių. Šis skirtumas anksčiau ar vėliau atsispindi kainoje, todėl derybose dėl jos verta pradėti nuo pažado laikytis tvarkos.
Kokios rizikos slypi renkantis apskaitos įmonę
Apskaitos paslaugos rizikos retai aptariamos pardavimo pokalbyje, nes jos visos nemalonios. Tačiau būtent jos lemia, ar po metų būsite patenkintas pasirinkimu. Žemiau – šešios, su kuriomis susiduriame dažniausiai perimdami apskaitą iš kitų teikėjų.
- Klauskite, kas konkrečiai pavaduoja
- Tikrinkite, ar pavaduojantis turi prieigą prie duomenų
- Prašykite nurodyti draudimo sumą
- Išsiaiškinkite, ką draudimas dengia
- Sutartyje nurodykite grąžinimo terminą dienomis
- Susitarkite dėl perdavimo akto
- Klauskite, kokiu formatu gausite duomenis
- Reikalaukite prieigos realiu laiku
- Klauskite apie panašius klientus
- Prašykite paaiškinti Jūsų srities niuansus
- Sutartyje fiksuokite atsakymo terminą
- Susitarkite dėl bendravimo kanalo
Vadovo atsakomybė už apskaitą lieka net perdavus ją kitiems
Tai bene svarbiausias dalykas visame šiame straipsnyje, ir jis stebina daugumą klientų. Sudarius sutartį su buhalterine įmone, atsakomybė už tinkamą apskaitos organizavimą neišnyksta ir nepersikelia visa apimtimi. Pagal Lietuvos teisinį reguliavimą už apskaitos organizavimą ir finansinių ataskaitų teisingumą atsako juridinio asmens vadovas. Apskaitos paslaugų teikėjas atsako už jam perduotų duomenų tvarkymą, bet vadovo pareigos jis neperima.
Praktiškai tai reiškia du dalykus. Pirma, jei apskaita netvarkoma arba tvarkoma netinkamai, pretenzijos pirmiausia adresuojamos vadovui – nesvarbu, kad darbą atliko kitas. Antra, jei įmonė taptų nemoki, o apskaitos dokumentai būtų dingę ar netvarkingi, vadovui gali kilti sunkių pasekmių nemokumo procese, įskaitant asmeninę atsakomybę už dalį įsipareigojimų. Būtent dėl to nemokumo bylose dokumentų būklė tikrinama vienu pirmųjų.
Iš to seka labai praktiška išvada: apskaitos perdavimas kitiems nėra pagrindas jos nebekontroliuoti. Minimalus vadovo dėmesys – kartą per ketvirtį peržiūrėti pelno ir nuostolių ataskaitą, patikrinti, ar deklaracijos pateiktos laiku, ir įsitikinti, kad turite savo dokumentų kopijas. Tai užima mažiau nei valandą, o apsaugo nuo situacijų, kurių ištaisymas kainuoja mėnesius.
Pirmiausia užfiksuokite faktą raštu ir paprašykite paaiškinimo bei ištaisymo plano. Deklaracijas beveik visada galima patikslinti, o susidariusius delspinigius – ginčyti su paslaugos teikėju, jei sutartyje numatyta jo atsakomybė. Todėl ir svarbu, kad sutartyje būtų aiškiai parašyta, kas dengia sankcijas, atsiradusias dėl teikėjo kaltės.
Sutarties punktai, į kuriuos verta įsižiūrėti
Apskaitos paslaugų sutartys dažnai pasirašomos neskaitytos, nes atrodo standartinės. Tačiau būtent jose sprendžiamas klausimas, kas atsitiks blogiausiu atveju. Perbėkite šiuos punktus – tai užtruks penkiolika minučių ir gali sutaupyti mėnesių.
| Punktas | Ką tikrinti | Kuo rizikuojate, jei nepatikrinsite |
|---|---|---|
| Paslaugų apimtis | Ar išvardyti konkretūs darbai ir dokumentų kiekio ribos | Sąskaita už darbus, kuriuos laikėte įskaičiuotais |
| Papildomų darbų įkainiai | Ar pridėtas įkainių sąrašas arba valandinis tarifas | Nenuspėjamos mėnesio sąskaitos |
| Dokumentų pateikimo terminai | Iki kurios mėnesio dienos turite pateikti dokumentus | Atsakomybė už vėlavimą perkeliama Jums |
| Atsakomybė už baudas ir delspinigius | Kas dengia sankcijas dėl teikėjo klaidos | Klaidos kaina lieka Jums |
| Atsakomybės ribojimas | Ar atsakomybė neapribota vieno mėnesio mokesčio suma | Reali žala gerokai viršys kompensaciją |
| Profesinės atsakomybės draudimas | Ar minimas sutartyje ir kokia suma | Nėra iš ko atlyginti žalos |
| Duomenų nuosavybė ir formatas | Kam priklauso duomenų bazė, kokiu formatu atiduodama | Prarandate prieigą prie savo duomenų |
| Sutarties nutraukimo tvarka | Įspėjimo terminas ir dokumentų grąžinimo laikas | Dokumentai grąžinami vilkinant |
| Konfidencialumas ir duomenų apsauga | Ar aptarta asmens duomenų tvarkymo tvarka | Rizika dėl darbuotojų duomenų |
| Kainos keitimo tvarka | Kada ir kaip peržiūrima kaina, koks įspėjimo terminas | Netikėtas kainos šuolis vidury metų |
Vienas punktas nusipelno atskiro dėmesio – atsakomybės ribojimas. Daugelyje sutarčių teikėjo atsakomybė apribojama vieno ar trijų mėnesių paslaugos kainos suma. Jei mokate 70 EUR per mėnesį, tai reiškia, kad didžiausia kompensacija bus 70–210 EUR, nors reali žala dėl netinkamai pateiktų deklaracijų gali būti kelis kartus didesnė. Šis punktas savaime nėra nesąžiningas, bet jį reikia žinoti prieš pasirašant.
Ženklai, kad apskaita tvarkoma blogai
Blogai tvarkoma buhalterinė apskaita retai skelbiasi apie save. Ji pasireiškia mažais, lengvai nurašomais į skubą signalais. Jei atpažįstate tris ar daugiau iš žemiau išvardytų, verta bent gauti antrą nuomonę.
| Ženklas | Ką jis dažniausiai reiškia | Ką daryti |
|---|---|---|
| Negaunate mėnesio ar ketvirčio ataskaitų | Apskaita vedama tik deklaracijoms, o ne valdymui | Paprašyti pelno ir nuostolių ataskaitos už paskutinį ketvirtį |
| Deklaracijos teikiamos paskutinę dieną arba vėluoja | Per didelis krūvis arba nesutvarkyti procesai | Paprašyti deklaracijų pateikimo istorijos |
| Nežinote savo įmonės pelno be atskiro klausimo | Duomenys neprieinami realiu laiku | Prašyti prieigos prie apskaitos programos |
| Buhalteris nepaaiškina, kodėl atsirado mokestis | Trūksta kompetencijos arba laiko | Prašyti paaiškinimo raštu |
| Reguliariai teikiamos patikslintos deklaracijos | Duomenys suvedami skubotai ir taisomi vėliau | Išsiaiškinti klaidų priežastis |
| Nėra suderintų likučių su tiekėjais ir pirkėjais | Debitorių ir kreditorių apskaita nepatikima | Reikalauti tarpusavio suderinimo aktų |
| Kasos likutis apskaitoje neatitinka realybės | Klasikinė netvarkos apraiška smulkiose įmonėse | Atlikti inventorizaciją |
| Metinė ataskaita parengiama paskutinę savaitę | Metų darbas atliekamas vienu prisėdimu | Susitarti dėl tarpinių ataskaitų |
| Į klausimus atsakoma po kelių dienų | Jūs nesate prioritetinis klientas | Sutarti atsakymo terminą arba keisti teikėją |
| Sandėlio likučiai apskaitoje neatitinka fizinių | Atsargų apskaita vedama formaliai | Atlikti inventorizaciją ir sutvarkyti likučius |
Perimdami apskaitą dažniausiai randame ne dramatiškų pažeidimų, o susikaupusių smulkmenų: nesuderintų likučių, klaidingai priskirtų sąnaudų, neįtrauktų į apskaitą ilgalaikio turto vienetų. Kiekviena atskirai nekainuoja beveik nieko, bet kartu jos reiškia, kad vadovas priiminėja sprendimus pagal netikslius skaičius. Todėl pirmas darbas perėmus apskaitą visada yra likučių suderinimas, o ne dokumentų suvedimas.
Kaip perimti apskaitą iš ankstesnio buhalterio
Apskaitos keitimas atrodo rizikingas, todėl daug vadovų jį atidėlioja metų metus. Realiai perdavimas yra tvarkinga procedūra, kuri užtrunka nuo kelių dienų iki poros savaičių. Svarbiausia – nedaryti to skubotai ir nepalikti laikotarpio, už kurį neaišku, kas atsakingas.
Apskaitos perėmimo eiga
- 1Pasirinkite tinkamą momentą Prieš pradedantPatogiausia keisti apskaitos teikėją nuo mėnesio, ketvirčio arba metų pradžios. Metų pradžia patogiausia, nes naujas teikėjas perima uždarytus finansinius metus ir nereikia dalytis atsakomybe už tarpinį laikotarpį.
- 2Peržiūrėkite galiojančią sutartį 1 dienaPatikrinkite įspėjimo apie nutraukimą terminą, dokumentų grąžinimo tvarką ir tai, ar nėra numatyta baudų už ankstyvą nutraukimą. Įspėjimą pateikite raštu ir išsaugokite gavimo patvirtinimą.
- 3Suderinkite naujo teikėjo sąlygas 1–3 dienosPrieš nutraukdami senąją sutartį, pasirašykite naują. Kitaip gali susidaryti laikotarpis, kurio niekas netvarko – o deklaracijų terminai per tą laiką nesustoja.
- 4Pareikalaukite dokumentų ir duomenų perdavimo Iki 14 dienųPerdavimas turi būti įformintas aktu, kuriame išvardijami perduodami registrai, dokumentai ir duomenų bazė. Aktas yra Jūsų įrodymas, kad dokumentai buvo grąžinti ir kokios būklės.
- 5Atlikite likučių ir prievolių patikrą 3–10 dienųNaujas buhalteris suderina banko, kasos, debitorių, kreditorių ir atsargų likučius, patikrina mokestines prievoles ir deklaracijų istoriją. Šiame etape išryškėja visos anksčiau nepastebėtos problemos.
- 6Sutvarkykite prieigas ir įgaliojimus 1–2 dienosAtnaujinami atstovavimo įgaliojimai VMI ir „Sodros“ sistemose, prieigos prie banko išrašų, apskaitos programos ir dokumentų archyvo. Senojo teikėjo prieigas būtina panaikinti.
- 7Susitarkite dėl darbo tvarkos Iš kartoNustatykite, iki kurios mėnesio dienos pateikiate dokumentus, kokiu kanalu bendraujate ir kokias ataskaitas gaunate reguliariai. Ši tvarka nulemia, ar bendradarbiavimas bus sklandus.
Kokius dokumentus ir duomenis privalo perduoti buhalteris
Perdavimo metu dažniausiai kyla ginčas dėl to, kas iš tikrųjų priklauso įmonei. Atsakymas paprastas: visi pirminiai dokumentai ir apskaitos registrai yra įmonės nuosavybė, nepriklausomai nuo to, kas juos rengė. Žemiau – sąrašas, kurį verta įtraukti į perdavimo aktą.
Perdavimo akto turinys
- Pirminiai apskaitos dokumentai – pirkimo ir pardavimo sąskaitos, kasos dokumentai, avansinės apyskaitos
- Apskaitos registrai – didžioji knyga, apyvartos žiniaraščiai, sąskaitų likučiai laikotarpio pabaigai
- Banko išrašai už visą tvarkytą laikotarpį
- Ilgalaikio turto apskaitos kortelės su nusidėvėjimo skaičiavimais
- Atsargų likučiai ir inventorizacijos aktai, jei veikloje yra prekių ar žaliavų
- Darbo užmokesčio žiniaraščiai, darbo sutartys, įsakymai, atostogų likučiai
- Pateiktų deklaracijų kopijos ir jų pateikimo patvirtinimai
- Metinių finansinių ataskaitų rinkiniai už ankstesnius laikotarpius
- Debitorių ir kreditorių sąrašai su suderinimo aktais
- Apskaitos politikos dokumentas, jei įmonė jį turi
- Duomenų bazė arba jos eksportas sutartu formatu
- Perdavimo ir priėmimo aktas, pasirašytas abiejų šalių
Pirmiausia pateikite rašytinį reikalavimą su konkrečiu terminu ir dokumentų sąrašu. Dažniausiai to pakanka. Jei dokumentai vis tiek negrąžinami, klausimas sprendžiamas sutarties ir civilinės teisės priemonėmis. Būtent dėl tokių situacijų sutartyje verta iš anksto numatyti grąžinimo terminą dienomis ir atsakomybę už jo pažeidimą.
Išorinės apskaitos privalumai ir trūkumai
Kodėl verta
- Prognozuojamos sąnaudos – fiksuotas mėnesio mokestis vietoj atlyginimo su visais mokesčiais ir darbo vietos išlaikymu
- Tęstinumas – atostogos ar liga nesustabdo deklaracijų teikimo, jei teikėjas turi komandą
- Platesnės kompetencijos – mokesčių, darbo santykių ir ataskaitų klausimai sprendžiami toje pačioje vietoje
- Įskaičiuota programinė įranga – nereikia pirkti ir prižiūrėti licencijų
- Sutartinė atsakomybė – ją galima apibrėžti ir apdrausti, ko su darbuotoju praktiškai padaryti neįmanoma
- Lankstumas – augant apimtims planas keičiamas, nereikia ieškoti antro darbuotojo
- Šviežias žvilgsnis – teikėjas mato dešimtis panašių įmonių ir pastebi tai, kas iš vidaus nematoma
Į ką atkreipti dėmesį
- Mažesnis įsitraukimas į kasdienius įmonės reikalus nei turint savo žmogų šalia
- Priklausomybė nuo dokumentų pateikimo tvarkos – vėluojant dokumentams, vėluoja ir rezultatas
- Papildomi įkainiai už darbus, viršijančius sutartą apimtį
- Prieigos prie duomenų klausimas – jį būtina sutarti iš anksto, kitaip duomenys lieka teikėjo sistemoje
- Bendravimas dažniau raštu, o ne per kelių žingsnių pokalbį koridoriuje
- Perėjimo sąnaudos – keičiant teikėją reikia laiko perdavimui ir likučių suderinimui
Kada verta keisti buhalterį, o kada nereikia skubėti
Ne kiekvienas nepasitenkinimas yra pagrindas keisti apskaitos teikėją. Dalį problemų išsprendžia vienas atviras pokalbis apie lūkesčius ir darbo tvarką. Todėl prieš pradedant paiešką, verta atskirti, kas yra tikra problema, o kas – nesusikalbėjimas.
- Pakartotiniai vėlavimai
- Nesuderinti likučiai
- Nėra atsakymų į klausimus
- Neaiškios sąskaitos
- Trūksta ataskaitų
- Nepatogus bendravimo kanalas
Yra ir trečia situacija, kurioje keitimas neišvengiamas – kai keičiasi pati įmonė. Peraugus formą ir atlikus įmonės pertvarkymą, atsiradus darbuotojams, sandėliui ar užsienio klientams, apskaitos reikalavimai išauga. Tuomet klausimas ne toks, ar teikėjas geras, o toks, ar jis pajėgus aptarnauti naują situaciją. Jei planuojate įmonės likvidavimą, apskaitos būklė taip pat tampa kritinė – be tvarkingų dokumentų procedūra užstringa.
Kiek kainuoja buhalterinės apskaitos tvarkymas
Smulkaus verslo apskaitos tvarkymas Lietuvoje paprastai prasideda nuo maždaug 50 EUR per mėnesį ir auga pagal dokumentų kiekį, darbuotojų skaičių bei veiklos sudėtingumą. Mūsų kainos taip pat prasideda nuo 50 EUR per mėnesį mažajai bendrijai; uždarosios akcinės bendrovės ir ne pelno siekiančių juridinių asmenų planai skiriasi pagal apimtį. Visą kainodarą su tuo, kas įskaičiuota į kiekvieną planą, rasite buhalterinės apskaitos paslaugos puslapyje.
Vertinant, ar kaina teisinga, naudingiau žiūrėti ne į absoliučią sumą, o į santykį su apimtimi. Jei už 60 EUR gaunate dešimt suvestų sąskaitų, dvi deklaracijas ir metinę ataskaitą, tai viena. Jei už tą pačią sumą tvarkoma šimtas dokumentų, trys darbuotojai ir sandėlis, kaina yra nerealistiška – ir anksčiau ar vėliau tai pasireikš arba papildomomis sąskaitomis, arba kokybe.
Dar vienas praktiškas patarimas: prašydami pasiūlymo, kartu paprašykite ir prognozės, kaip kaina keisis, jei apyvarta išaugs dvigubai. Teikėjas, kuris tai gali pasakyti iš karto, greičiausiai turi aiškią kainodarą. Tas, kuris atsako neapibrėžtai, greičiausiai kainą nustatinės pagal situaciją.
Kaip buhalterinę apskaitą tvarkome mes
Šis straipsnis parašytas kaip pasirinkimo gidas, o ne kaip pardavimo tekstas – todėl visi aukščiau pateikti klausimai tinka ir mums. Jei svarstote perduoti apskaitą, atsakymus į juos pateikiame dar prieš sutartį, raštu.
Dažnas mūsų klientų atvejis – įmonė, kuriai kartu su apskaita reikia ir juridinių veiksmų: vadovo keitimo, dalyvių sudėties pakeitimo ar formos keitimo. Tokiais atvejais apskaita ir dokumentai rengiami suderintai, todėl nereikia aiškinti tos pačios situacijos dviem skirtingiems specialistams.
Turite klausimų dėl apskaitos tvarkymo ar norite pasitarti prieš keičiant buhalterį? Skambinkite +370 (608) 37367, rašykite info@vikagna.lt arba užpildykite užklausos formą – atsakysime per 1 darbo dieną. Daugiau straipsnių rasite naujienų skiltyje.