Prieš įdarbinant pirmą darbuotoją reikia parinkti darbo sutarties rūšį, sudaryti rašytinę sutartį, pranešti apie priėmimą ne vėliau kaip likus vienai darbo dienai iki darbo pradžios ir instruktuoti darbuotoją darbuotojų saugos klausimais. Po įdarbinimo prasideda nuolatinės mėnesinės prievolės: darbo laiko apskaita, atlyginimo skaičiavimas, deklaracijos ir atostogų kontrolė.
Trumpai apie pirmą įdarbinimą
Ką paruošti prieš įdarbinant pirmą darbuotoją
Pirmas darbuotojas įmonėje yra didesnis lūžis, nei atrodo iš pradžių. Iki šio momento įmonė turėjo daugiausia mokestines ir apskaitos prievoles; nuo jo prasideda darbo santykiai, kuriuos reglamentuoja Darbo kodeksas, o kartu – nuolatinis mėnesinis ritmas, kurio nebegalima atidėti „kitam ketvirčiui“. Beveik visos pirmojo įdarbinimo klaidos padaromos ne dėl piktavališkumo, o dėl to, kad kai kurie veiksmai privalo būti atlikti anksčiau, nei žmogus ateina dirbti.
Todėl pradedame nuo pasiruošimo sąrašo. Jį verta pereiti bent savaitę prieš planuojamą darbo pradžią – tuomet lieka laiko ir dokumentams, ir sveikatos patikrinimui, jei jo prireiktų. Jei apskaitą tvarko išorinis partneris, apie planuojamą įdarbinimą jį reikia informuoti iš anksto: personalo administravimas ir darbo užmokesčio skaičiavimai įeina į mūsų teikiamą buhalterinės apskaitos paslaugą, tačiau prievolė pranešti apie priėmimą atsiranda dar prieš pirmąjį atlyginimą.
Pasiruošimo prieš pirmą įdarbinimą sąrašas
- Apsispręskite dėl santykių formos – darbo sutartis, paslaugos iš individualią veiklą vykdančio asmens ar autorinė sutartis; sprendimas turi atitikti realų darbo pobūdį
- Parinkite darbo sutarties rūšį – neterminuota, terminuota, projektinio darbo, nenustatytos apimties ar pameistrystės
- Nustatykite pareigybę ir funkcijas – aiškus darbo funkcijos aprašymas apsaugo abi puses nuo ginčų dėl to, ką darbuotojas privalo daryti
- Suplanuokite darbo užmokestį ir jo struktūrą – pastovi dalis, kintama dalis, priedų skyrimo tvarka
- Nuspręskite dėl darbo laiko režimo – visas ar ne visas darbo laikas, darbo laiko norma, nuotolinis ar mišrus darbas
- Paruoškite darbo sutarties projektą dviem egzemplioriais ir suderinkite sąlygas su būsimu darbuotoju
- Sutvarkykite darbuotojų saugos dokumentus – instrukcijos, instruktavimo registravimo tvarka, rizikos vertinimo klausimas
- Įvertinkite, ar reikalingas sveikatos patikrinimas ir ar veikla nepatenka į sritis su papildomais reikalavimais
- Pasiruoškite darbo vietą ir priemones – įranga, prieigos, saugos priemonės, jei jų reikia funkcijai atlikti
- Susitarkite su buhalteriu dėl duomenų srauto – kas ir kada teikia darbo laiko duomenis, kada skaičiuojamas atlyginimas
Šiame straipsnyje sąmoningai nenurodome minimalaus darbo užmokesčio, mokesčių tarifų, neapmokestinamųjų dydžių ar kitų sumų skaičiais – jie peržiūrimi kasmet, o kai kurie ir dažniau. Aprašome tvarką ir principus, kurie išlieka stabilūs. Aktualūs dydžiai, taikytini Jūsų atvejui, visada tikslinami konsultacijos metu pagal tuo metu galiojančią teisės aktų redakciją. Tekstas yra bendro pobūdžio informacija ir neatstoja individualios teisinės ar mokestinės konsultacijos.
Darbo sutarties rūšys ir kada kuri tinka
Darbo kodeksas numato kelias darbo sutarties rūšis, ir pirmojo įdarbinimo atveju dažniausiai renkamasi ne iš visų, o iš penkių praktiškiausių. Rūšies pasirinkimas nėra formalumas: nuo jo priklauso, kaip skaičiuojamas darbo laikas, kokie taikomi nutraukimo pagrindai ir kokios garantijos suteikiamos darbuotojui. Neteisingai parinkta rūšis dažniausiai išryškėja tada, kai santykius reikia nutraukti.
| Sutarties rūšis | Kada tinka | Į ką atkreipti dėmesį |
|---|---|---|
| Neterminuota | Nuolatinė funkcija, kurios poreikis nesibaigia konkrečią dieną – pardavimai, gamyba, administravimas | Pagrindinė ir dažniausia rūšis; nutraukiama tik įstatyme numatytais pagrindais, laikantis įspėjimo terminų |
| Terminuota | Laikinai išaugęs darbų kiekis, sezonas, laikinai nesančio darbuotojo pavadavimas | Terminuotų sutarčių sudarymui nuolatinio pobūdžio darbui taikomi apribojimai; pasibaigus terminui reikia atlikti veiksmus laiku |
| Projektinio darbo | Aiškiai apibrėžtas rezultatas su pradžia ir pabaiga – projektas, užsakymas, diegimas | Darbo laikas planuojamas lanksčiau, tačiau reikia tiksliai aprašyti projekto rezultatą ir trukmę |
| Nenustatytos apimties | Netolygus, sunkiai prognozuojamas darbo poreikis – renginiai, pagalba piko metu | Sudaroma tik įstatyme numatytais atvejais; reikia aiškiai susitarti dėl kvietimo dirbti tvarkos |
| Pameistrystės | Kai kartu su darbu siekiama įgyti profesinę kvalifikaciją ar praktinių įgūdžių | Būtina numatyti mokymosi dalį ir jos organizavimą; taikomos papildomos sąlygos |
Praktinė rekomendacija pirmajam darbuotojui: jei funkcija nuolatinė, rinkitės neterminuotą sutartį ir pasinaudokite bandomuoju laikotarpiu. Terminuota sutartis dažnai pasirenkama iš baimės („o jei nepavyks?“), tačiau būtent tam ir skirtas bandomasis laikotarpis. Dirbtinai terminuota sutartis nuolatiniam darbui yra viena dažniausių pirmojo įdarbinimo klaidų – ji ne sumažina, o padidina riziką.
Privalomi darbo sutarties punktai
Darbo sutartis sudaroma raštu, dviem egzemplioriais, ir pasirašoma prieš darbuotojui pradedant dirbti. Vienas egzempliorius įteikiamas darbuotojui. Žodinis susitarimas darbo santykiuose negalioja kaip tinkama forma, o „susitarsime, o dokumentus pasirašysime vėliau“ yra scenarijus, kuris baigiasi blogiausiai.
| Sąlyga | Ką reikia nurodyti | Kodėl tai svarbu |
|---|---|---|
| Šalys | Darbdavio ir darbuotojo duomenys, įmonės kodas, adresas | Nustato, kas su kuo susitarė – pagrindas visiems tolesniems dokumentams |
| Darbo funkcija | Pareigos, profesija ar konkrečių funkcijų aprašymas | Nuo jos priklauso, ko galima reikalauti ir kada darbas laikomas kitu darbu |
| Darbo apmokėjimas | Darbo užmokesčio dydis, sudėtis, mokėjimo tvarka ir terminai | Neaiški apmokėjimo struktūra – dažniausia ginčų priežastis |
| Darbo vieta | Konkreti vieta arba jos apibrėžimas, įskaitant nuotolinį darbą | Nustato, kur darbuotojas privalo atlikti funkciją ir kada tai laikoma kelione |
| Darbo laiko norma ir režimas | Visas ar ne visas darbo laikas, darbo dienų ir valandų tvarka | Nuo to priklauso viršvalandžių, poilsio ir apmokėjimo skaičiavimas |
| Sutarties rūšis ir terminas | Rūšis, o terminuotos sutarties atveju – terminas ar jo nustatymo būdas | Nuo rūšies priklauso nutraukimo pagrindai ir garantijos |
| Bandomasis laikotarpis | Ar taikomas, kokios trukmės ir kieno interesais | Neįrašius sąlygos, ja pasinaudoti nebegalima |
| Darbo pradžia | Konkreti data, nuo kurios darbuotojas pradeda dirbti | Nuo šios datos skaičiuojami terminai, įskaitant pranešimo prievolę |
Be privalomų sąlygų sutartyje verta aptarti ir papildomus dalykus, kurie vėliau taupo laiką: darbo priemonių perdavimo tvarką, kompensacijas už nuotolinio darbo išlaidas, mokymų apmokėjimo sąlygas, intelektinės nuosavybės klausimus, jei darbuotojas kuria turinį ar programinį kodą. Kiekvieną iš šių punktų galima sutvarkyti ir vėliau, tačiau tada tam reikės atskiro susitarimo ir abiejų šalių sutikimo.
Būtinąsias darbo sutarties sąlygas – funkciją, apmokėjimą, darbo vietą – vienašališkai pakeisti negalima. Kiekvienas pakeitimas įforminamas rašytiniu susitarimu, kurį pasirašo abi šalys. Būtent todėl pirminę sutartį verta parengti apgalvotai: pataisyti vėliau įmanoma, bet tik tada, kai darbuotojas sutinka.
Pranešimas prieš darbuotojui pradedant dirbti – kritinis terminas
Tai svarbiausias techninis šio straipsnio punktas, ir jį verta įsiminti atskirai. Apie kiekvieną priimamą darbuotoją privaloma pranešti valstybinio socialinio draudimo įstaigai ne vėliau kaip likus vienai darbo dienai iki numatytos darbo pradžios. Ne tą pačią dieną, ne po savaitės ir tikrai ne kartu su pirmuoju atlyginimo skaičiavimu.
Praktinė šios taisyklės reikšmė paprasta: jei darbuotojas pradeda dirbti pirmadienį, pranešimas turi būti pateiktas ne vėliau kaip penktadienį. Jei apie darbuotoją nepranešta, o jis jau dirba, situacija vertinama kaip nelegalus darbas – vienas griežčiausiai vertinamų pažeidimų darbo santykių srityje. Pasekmės tenka ne tik įmonei, bet ir vadovui asmeniškai, o jos gerokai skaudesnės už bet kokį apskaitos netikslumą.
Antra dalis, kurią lengva pamiršti pirmą kartą: pranešti reikia ne tik apie priėmimą. Pranešimo prievolė atsiranda ir keičiantis reikšmingoms darbo sąlygoms, ir nutraukiant darbo sutartį, ir prasidedant bei pasibaigiant tam tikroms atostogų rūšims. Kiekvienas iš šių pranešimų turi savo terminą, todėl praktiškiausia iš karto susitarti, kad juos teikia apskaitą tvarkantis partneris, o Jūs tik laiku informuojate apie pokytį.
Pirmo įdarbinimo eiga žingsnis po žingsnio
- 1Sprendimas įdarbinti ir sąlygų suderinimas Bent savaitė iki pradžiosSusitariate dėl funkcijos, atlyginimo, darbo laiko ir pradžios datos. Apie planuojamą įdarbinimą informuojate buhalterį – nuo šios akimirkos pradeda galioti terminai.
- 2Darbo sutarties parengimas ir pasirašymas Prieš darbo pradžiąParengiama rašytinė sutartis dviem egzemplioriais, pasirašoma abiejų šalių, vienas egzempliorius įteikiamas darbuotojui.
- 3Pranešimas apie priėmimą Likus 1 darbo dienaiPateikiamas pranešimas apie darbuotojo priėmimą – ne vėliau kaip likus vienai darbo dienai iki darbo pradžios. Tai atskiras veiksmas nuo sutarties pasirašymo.
- 4Instruktavimas darbuotojų saugos klausimais Pirmą darbo dieną, prieš darbąPrieš pradedant dirbti darbuotojas supažindinamas su saugos reikalavimais ir darbo vietos rizikomis, o instruktavimas registruojamas.
- 5Supažindinimas su vidaus dokumentais Pirmomis dienomisDarbuotojas supažindinamas su darbo tvarka, pareigybės aprašymu, asmens duomenų tvarkymo tvarka ir kitais taikomais dokumentais.
- 6Darbo laiko apskaitos pradžia Nuo pirmos dienosPradedamas pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraštis. Duomenys reikalingi tiek atlyginimo skaičiavimui, tiek viršvalandžių ar naktinio darbo vertinimui.
- 7Pirmasis atlyginimo skaičiavimas ir deklaravimas Pirmas mėnesio ciklasPagal darbo laiko duomenis apskaičiuojamas atlyginimas, suformuojami mokėjimo nurodymai, parengiamas atsiskaitymo lapelis ir pateikiamos deklaracijos.
Pranešimo apie darbuotojo priėmimą terminas yra tas atvejis, kai formalumas turi labai realią kainą. Nelegalaus darbo vertinimas apima ne tik sankcijas, bet ir galimą prievolę perskaičiuoti mokesčius už laikotarpį, kurį darbuotojas dirbo neįformintas. Jei abejojate, ar spėsite, geriau atidėkite darbo pradžios datą viena diena, nei pradėkite dirbti be pranešimo.
Bandomasis laikotarpis: kam jis skirtas ir kaip veikia
Bandomasis laikotarpis yra pirmojo įdarbinimo saugiklis, kurio nauji darbdaviai dažnai nepanaudoja. Jis nustatomas tik tada, jei įrašomas į darbo sutartį – automatiškai netaikomas. Įstatyme nustatyta maksimali jo trukmė, o šalys gali susitarti ir dėl trumpesnio. Svarbu suprasti, kad bandomasis laikotarpis nėra „sutartis be sutarties“: viso jo metu galioja visos darbo sąlygos, mokamas sutartas atlyginimas, kaupiasi atostogos ir galioja visos socialinės garantijos.
Bandomasis laikotarpis gali būti nustatytas darbdavio arba darbuotojo naudai – arba abiejų. Jo metu sutartį galima nutraukti supaprastinta tvarka, laikantis įstatyme numatyto trumpesnio įspėjimo termino. Tai reiškia, kad jei darbuotojas neatitinka lūkesčių, procedūra paprastesnė ir greitesnė nei įprastais atleidimo pagrindais.
Kur klystama praktikoje? Pirma, bandomasis laikotarpis pamirštamas įrašyti į sutartį, o po mėnesio paaiškėja, kad juo pasinaudoti nebegalima. Antra, jis nustatomas ten, kur įstatymas jo neleidžia. Trečia, praleidžiama pabaigos data – laikotarpis pasibaigia, o darbdavys mano, kad dar gali juo remtis. Todėl bandomojo laikotarpio pabaigos datą verta įsirašyti į kalendorių tą pačią dieną, kai pasirašoma sutartis, ir prieš savaitę įvertinti, ar viskas tinka.
Bandomojo laikotarpio nauda
- Realus laikas įvertinti darbuotoją darbo situacijoje, o ne pokalbio metu
- Supaprastinta nutraukimo tvarka su trumpesniu įspėjimo terminu, jei lūkesčiai nepasiteisina
- Veikia abiem kryptimis – darbuotojas taip pat gali įvertinti, ar darbas jam tinka
- Alternatyva dirbtinai terminuotai sutarčiai, kuri pati savaime kelia riziką
- Nekeičia darbuotojo garantijų – atlyginimas ir socialinis draudimas galioja įprastai
Į ką atkreipti dėmesį
- Turi būti įrašytas į sutartį – neįrašius, jis paprasčiausiai neegzistuoja
- Ribota maksimali trukmė, kurios pratęsti savo nuožiūra negalima
- Ne visais atvejais leidžiamas – kai kurioms situacijoms taikomi apribojimai
- Nutraukiant reikia tinkamos formos – vien pasakyti „netinkate“ nepakanka
- Pasibaigus terminui teisė išnyksta, o pastebima tai dažnai per vėlai
Darbo ir poilsio laikas: ką privaloma sekti
Su pirmu darbuotoju atsiranda prievolė, apie kurią naujos įmonės sužino vėliausiai – darbo laiko apskaita. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis pildomas nuolat, o ne atkuriamas atgaline data mėnesio pabaigoje. Jis yra pagrindas atlyginimo skaičiavimui ir vienintelis įrodymas, kiek valandų darbuotojas dirbo, jei kiltų ginčas.
| Sritis | Ką reikia užtikrinti | Kur dažniausiai suklystama |
|---|---|---|
| Darbo laiko norma | Sutartyje nurodyta norma turi atitikti realiai dirbamą laiką | Sutartyje – ne visas darbo laikas, o dirbama visą dieną |
| Darbo laiko apskaita | Žiniaraštis pildomas kiekvieną dieną, įskaitant nuotolinį darbą | Žiniaraštis „nupiešiamas“ mėnesio gale pagal atlyginimą |
| Viršvalandžiai | Galimi tik įstatyme numatytais atvejais ir apmokami padidintai | Viršvalandžiai nefiksuojami ir kompensuojami neoficialiai |
| Poilsio pertraukos | Pertrauka pailsėti ir pavalgyti privaloma, jos trukmė nustatoma dokumentuose | Pertrauka neįforminama, todėl neaiški darbo dienos trukmė |
| Kasdienis ir savaitės poilsis | Būtina užtikrinti nepertraukiamą poilsį tarp darbo dienų ir per savaitę | Sutampantys grafikai ir darbas savaitgaliais be kompensavimo |
| Darbas naktį, švenčių dienomis | Apmokamas padidintai, taikomos papildomos garantijos | Apmokama kaip įprastas darbas, nes valandos nefiksuotos |
| Budėjimas ir pasiekiamumas | Turi būti įformintas ir kompensuojamas pagal taisykles | Prašoma „būti pasiekiamam“ be jokio įforminimo |
| Nuotolinio darbo laikas | Apskaita privaloma ir dirbant iš namų | Manoma, kad nuotoliniam darbui apskaita netaikoma |
Praktinis sprendimas mažai įmonei – vienas bendras dokumentas ar lentelė, kurioje kiekvieną dieną žymimos dirbtos valandos, neatvykimai ir jų priežastys. Tai gali būti paprastas skaitmeninis failas; svarbu, kad jis būtų pildomas laiku ir kad duomenys pasiektų buhalteriją iki sutarto mėnesio termino. Būtent iš šio dokumento vėliau atsiranda ir atlyginimo suma, ir ligos laikotarpiai, ir atostogų likutis.
Atostogos: kaupimas, suteikimas ir apskaita
Kasmetinės atostogos pradedamos kaupti nuo pirmos darbo dienos. Teisė pasinaudoti atostogomis pirmaisiais darbo metais atsiranda po tam tikro nepertraukiamo darbo laikotarpio, o vėliau atostogos suteikiamos pagal grafiką arba šalių susitarimu. Svarbiausia, ką reikia įsiminti pirmam darbdaviui: atostogos yra kaupiamas įsipareigojimas, kuris turi finansinę išraišką ir kurį anksčiau ar vėliau teks apmokėti.
| Atostogų rūšis | Kada suteikiamos | Ką svarbu žinoti |
|---|---|---|
| Kasmetinės atostogos | Pagal grafiką arba šalių susitarimu | Kaupiamos nuo pirmos dienos; nepanaudotos kaupiasi ir sudaro įsipareigojimą |
| Pailgintos ar papildomos atostogos | Atskiroms darbuotojų grupėms ar pagal susitarimą | Sąlygos nustatomos teisės aktuose arba vidaus dokumentuose |
| Nemokamos atostogos | Darbuotojo prašymu, esant pagrindui ar susitarus | Laikotarpis turi būti įformintas ir apie jį pranešama nustatyta tvarka |
| Tikslinės atostogos | Esant įstatyme numatytoms aplinkybėms | Kai kurioms rūšims taikomos atskiros apmokėjimo ir pranešimo taisyklės |
| Mokymosi atostogos | Darbuotojui mokantis pagal formaliojo švietimo programas | Suteikimo ir apmokėjimo sąlygos priklauso nuo mokymosi pobūdžio |
| Nepanaudotų atostogų kompensacija | Nutraukiant darbo sutartį | Skaičiuojama už visą sukauptą nepanaudotą laiką – tai gali būti didelė suma |
Dažna pirmo darbdavio klaida – atostogų likučio nesekti visai. Po dvejų metų paaiškėja, kad darbuotojas turi sukaupęs reikšmingą nepanaudotų atostogų kiekį, o atleidimo metu jį reikia kompensuoti vienu kartu. Įmonei, kurios pinigų srautas nedidelis, tai gali būti nemaloni staigmena. Todėl atostogų likutis turėtų būti matomas kas mėnesį – tai standartinė personalo administravimo dalis, o ne papildoma paslauga.
Atostogų grafiko sudarymas mažoje įmonėje atrodo perteklinis, kol darbuotojas nepaprašo atostogų būtent tuo metu, kai to visai negalima. Trumpas metų pradžioje suderintas grafikas apsaugo abi puses: darbuotojas žino, kada gali planuoti kelionę, o įmonė – kada liks be žmogaus. Grafiką visada galima koreguoti susitarimu.
Darbuotojų sauga ir sveikata: instruktavimas ir mokymai
Darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimai galioja kiekvienai įmonei, turinčiai bent vieną darbuotoją – nesvarbu, ar tai gamybos cechas, ar biuras su vienu kompiuteriu. Tai sritis, kurią pirmą kartą įdarbinantys dažniausiai praleidžia visiškai, nes ji neturi mėnesinio termino ir apie ją niekas nepriminė. Priminimas ateina tik tada, kai kas nors atsitinka.
Pagrindinis principas: darbuotojas negali pradėti dirbti neinstruktuotas. Įvadinis instruktavimas atliekamas prieš pradedant darbą, o instruktavimas darbo vietoje – supažindinant su konkrečia darbo vieta, įranga ir rizikomis. Instruktavimai registruojami – įrašas su data ir parašais yra vienintelis įrodymas, kad instruktavimas apskritai buvo. Periodiškai instruktavimas kartojamas, o keičiantis darbo pobūdžiui ar įrangai atliekamas papildomai.
Biuro veiklai reikalavimų apimtis mažesnė nei gamybai ar statyboms, tačiau ji nėra nulinė: instruktavimas, rizikos vertinimas ir pirmosios pagalbos organizavimo klausimai galioja ir čia. Praktiškiausias sprendimas mažai įmonei – vieną kartą sutvarkyti dokumentų paketą ir toliau jį tik atnaujinti, o ne kurti kiekvieną kartą iš naujo priimant naują žmogų.
Mėnesinės prievolės po įdarbinimo
Įdarbinus pirmą žmogų, įmonės apskaitos ciklas pasikeičia iš esmės: atsiranda mėnesinis darbo santykių ritmas, kuris kartojasi nepriklausomai nuo to, ar buvo pardavimų. Žemiau – kas, kada ir kam atliekama. Terminų konkrečiomis datomis nenurodome, nes jie priklauso nuo laikotarpio ir gali būti tikslinami, tačiau seka ir logika išlieka ta pati.
| Kas atliekama | Kada | Kam skirta |
|---|---|---|
| Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas | Kasdien, uždaroma mėnesio pabaigoje | Vidaus dokumentas, pagrindas atlyginimo skaičiavimui |
| Darbo užmokesčio apskaičiavimas | Pasibaigus mėnesiui, pagal darbo laiko duomenis | Įmonės apskaita, atsiskaitymo lapelis darbuotojui |
| Atsiskaitymo lapelio pateikimas darbuotojui | Kartu su atlyginimo išmokėjimu | Darbuotojui – privaloma informacija apie sudėtį ir atskaitymus |
| Atlyginimo išmokėjimas | Sutartyje nustatytais terminais, ne rečiau kaip nustatyta įstatyme | Darbuotojui – į jo nurodytą sąskaitą |
| Mokesčių ir įmokų pervedimas | Pagal nustatytus mokėjimo terminus | Biudžetui ir socialinio draudimo sistemai |
| Mėnesinės deklaracijos ir pranešimai | Kas mėnesį, pagal galiojančius terminus | Mokesčių administratoriui ir socialinio draudimo įstaigai |
| Pranešimai apie sąlygų pakeitimus | Įvykus pokyčiui, nustatytais terminais | Socialinio draudimo įstaigai |
| Nedarbingumo laikotarpių tvarkymas | Atsiradus nedarbingumui | Skaičiavimams ir apskaitai; dalis išmokos tenka darbdaviui |
| Atostogų likučių kontrolė | Kas mėnesį | Vidaus valdymui ir kaupiamų įsipareigojimų stebėjimui |
| Metiniai duomenys apie išmokas | Kartą per metus | Mokesčių administratoriui ir darbuotojui pagal poreikį |
Šis ciklas yra pagrindinė priežastis, dėl kurios pirmasis darbuotojas dažnai tampa ir momentu, kai apskaita perduodama specialistams. Vienam žmogui skaičiavimai atrodo paprasti, kol neatsiranda nedarbingumas, atostogos mėnesio viduryje, priedas ar atleidimas su kompensacija. Personalo administravimas ir darbo užmokesčio skaičiavimai įeina į bendrovių planą nuo 70 EUR per mėnesį; visą kainodarą rasite kainų puslapyje, o paslaugos apimtį – buhalterinės apskaitos puslapyje.
Darbo sutartis, individuali veikla ar autorinė sutartis
Prieš pasirašant darbo sutartį beveik visada iškyla klausimas: gal paprasčiau, kad žmogus dirbtų pagal individualią veiklą arba autorinę sutartį? Visos trys formos yra teisėtos, tačiau kiekviena skirta skirtingam santykių turiniui. Pasirinkimą lemia ne tai, kuris variantas pigesnis, o tai, kaip darbas realiai organizuojamas.
| Kriterijus | Darbo sutartis | Individuali veikla | Autorinė sutartis |
|---|---|---|---|
| Kada teisėta | Nuolatinė funkcija, pavaldumas, darbo grafikas ir darbo vieta | Savarankiška veikla savo rizika, keli užsakovai, savo priemonės | Kuriamas autorių teisių objektas – tekstas, dizainas, muzika, programa |
| Kas nustato darbo laiką | Darbdavys pagal sutartą režimą | Pats paslaugos teikėjas | Pats autorius, svarbus rezultatas, o ne valandos |
| Kieno priemonėmis dirbama | Darbdavio – jis privalo aprūpinti | Savo priemonėmis ir savo sąskaita | Dažniausiai savo priemonėmis |
| Kas prisiima riziką | Darbdavys; darbuotojui garantuojamas atlyginimas | Pats teikėjas – atlygis priklauso nuo rezultato | Autorius, jei rezultatas nesukurtas |
| Garantijos | Atostogos, ligos apmokėjimas, įspėjimo terminai, kompensacijos | Nėra – jos nenumatytos paslaugų santykiams | Nėra darbo teisės garantijų |
| Dokumentai | Darbo sutartis, pranešimai, darbo laiko apskaita | Paslaugų sutartis ir teikėjo išrašomi apskaitos dokumentai | Autorinė sutartis su aiškiai aprašytu kūriniu ir teisių perdavimu |
| Pagrindinė rizika | Administracinė našta ir įspėjimo terminai | Perkvalifikavimas į darbo santykius, jei yra pavaldumas | Perkvalifikavimas, jei realiai atliekamas nuolatinis darbas, o ne kuriamas kūrinys |
Trumpai apibendrinant: jei žmogus ateina kasdien tuo pačiu metu, dirba Jūsų priemonėmis, vykdo Jūsų nurodymus ir gauna reguliarų atlygį – tai darbo santykiai, kad ir kaip vadintųsi dokumentas. Jei asmuo savarankiškai teikia paslaugą keliems užsakovams, pats planuoja laiką ir prisiima rezultato riziką – tai individuali veikla. Jei sukuriamas konkretus autorių teisių objektas ir perduodamos teisės į jį – autorinė sutartis. Kai forma atitinka turinį, klausimų nekyla nė vienai pusei.
Dažniausiai išgirstu klausimą, ar galima „pradėti nuo individualios veiklos, o vėliau pereiti prie darbo sutarties“. Atsakymas priklauso nuo to, kaip darbas vyks nuo pirmos dienos. Jei jau nuo pradžių yra grafikas, darbo vieta ir nurodymai, tai darbo santykiai – ir pigiau juos įforminti iš karto, nei aiškintis po dvejų metų.
Kada santykiai perkvalifikuojami į darbo santykius
Perkvalifikavimas reiškia, kad sutarties pavadinimas ignoruojamas, o santykiai vertinami pagal jų realų turinį. Jei nustatoma, kad pagal paslaugų ar autorinę sutartį dirbantis asmuo iš tikrųjų buvo darbuotojas, santykiai pripažįstami darbo santykiais nuo pat pradžios – su visomis iš to kylančiomis pasekmėmis. Tai nėra teorinis pavojus: būtent tokie atvejai dažniausiai pasiekia ginčų nagrinėjimo institucijas.
| Požymis | Ką jis rodo | Kaip sumažinti riziką |
|---|---|---|
| Nustatytas darbo grafikas | Pavaldumas darbdavio nustatytai tvarkai | Paslaugų teikėjas pats planuoja, kada atlieka darbus |
| Darbas darbdavio patalpose ir jo įranga | Aprūpinimo pareiga būdinga darbo santykiams | Teikėjas dirba savo priemonėmis arba tai pagrindžiama sutartimi |
| Nuolatiniai nurodymai dėl darbo eigos | Vadovavimas ir kontrolė, o ne rezultato užsakymas | Sutartyje aprašomas rezultatas, o ne kasdienis procesas |
| Vienintelis užsakovas ilgą laiką | Ekonominė priklausomybė | Realiai savarankiška veikla turi kelis užsakovus |
| Fiksuotas mėnesinis atlygis | Būdinga darbo užmokesčiui | Atlygis siejamas su konkrečiais darbais ar rezultatais |
| Integracija į kolektyvą ir vidaus tvarką | Asmuo faktiškai veikia kaip darbuotojas | Vidaus tvarkos taisyklės taikomos tik darbuotojams |
| Autorinė sutartis be kūrinio požymių | Sutarties dalykas neatitinka jos rūšies | Autorinėje sutartyje aprašomas konkretus kūrinys ir teisių perdavimas |
Pasekmės, kai santykiai perkvalifikuojami, būna kelių lygių vienu metu: perskaičiuojami mokesčiai ir įmokos už visą laikotarpį, skaičiuojami delspinigiai, atsiranda prievolė kompensuoti nesuteiktas atostogas, o esant ginčui – ir kitos darbo teisės garantijos. Prie to prisideda su nelegaliu darbu susijusi atsakomybė, jei nustatoma, kad asmuo dirbo neįformintas. Sutaupyta suma beveik visada pasirodo mažesnė už galutinę kainą.
Praktinis testas paprastas: jei santykius aprašytumėte nepažįstamam žmogui ir jis pasakytų „tai skamba kaip darbas“, tikriausiai tai ir yra darbas. Kai forma pasirenkama pagal realų darbo pobūdį, o ne pagal norą sumažinti sąnaudas, klausimų nekyla nė vienai pusei – ir tai yra pigiausias sprendimas ilguoju laikotarpiu.
Atleidimas ir įspėjimo terminai
Apie darbo santykių pabaigą verta pagalvoti dar juos pradedant – ne dėl pesimizmo, o todėl, kad nutraukimo tvarka priklauso nuo to, kas buvo įrašyta sutartyje. Darbo sutartis nutraukiama tik įstatyme numatytais pagrindais, ir kiekvienas pagrindas turi savo procedūrą, įspėjimo terminą bei išmokų taisykles. Improvizacija čia neveikia: netinkamai įformintas atleidimas dažniausiai baigiasi ginču, kurį darbdavys pralaimi ne dėl esmės, o dėl procedūros.
| Nutraukimo pagrindas | Kada taikomas | Ką svarbu atlikti |
|---|---|---|
| Šalių susitarimu | Kai abi pusės sutinka baigti santykius | Rašytinis susitarimas su aiškiomis sąlygomis ir data |
| Darbuotojo iniciatyva | Darbuotojas nusprendžia išeiti | Rašytinis prašymas, įstatyme numatytas įspėjimo terminas |
| Darbdavio iniciatyva be darbuotojo kaltės | Kai funkcija tampa nereikalinga ar keičiasi veiklos poreikiai | Įspėjimas nustatytu terminu, išeitinės išmokos taisyklės |
| Darbdavio iniciatyva dėl darbuotojo kaltės | Esant šiurkščiam pažeidimui ar pakartotiniams pažeidimams | Pažeidimo fiksavimas, paaiškinimo pareikalavimas, terminų laikymasis |
| Bandomojo laikotarpio metu | Kai rezultatai netenkina bandomojo laikotarpio metu | Trumpesnis įspėjimo terminas, tinkamas įforminimas ir laiko riba |
| Suėjus terminui | Terminuotos, projektinio darbo sutarties pabaiga | Veiksmai atliekami laiku, kitaip sutartis gali tapti neterminuota |
| Darbdavio valia | Kai kitų pagrindų nėra, o santykius reikia nutraukti | Taikoma su papildomomis išmokų sąlygomis |
Įspėjimo terminai skiriasi priklausomai nuo pagrindo, darbuotojo stažo ir jo situacijos – kai kurioms darbuotojų grupėms taikomi ilgesni terminai ir papildomos garantijos. Todėl prieš pradedant atleidimo procedūrą pirmiausia nustatomas pagrindas, tada terminas, ir tik tada rengiami dokumentai. Atvirkštinė seka – kai pirmiausia pasakoma darbuotojui, o tik paskui ieškoma pagrindo – yra klasikinis ginčo scenarijus.
Nepriklausomai nuo pagrindo, paskutinę darbo dieną reikia atlikti kelis veiksmus: galutinai atsiskaityti su darbuotoju, kompensuoti nepanaudotas atostogas, pateikti pranešimą apie atleidimą, perimti darbo priemones ir prieigas. Jei tuo pačiu metu įmonės veikla apskritai baigiama, darbo santykių klausimai sprendžiami kartu su kitais žingsniais – jų eigą aprašėme įmonių likvidavimo puslapyje.
Dažniausios pirmo įdarbinimo klaidos
Šios klaidos kartojasi kone kiekvienoje pirmą kartą įdarbinančioje įmonėje. Beveik visos jos susijusios ne su blogomis intencijomis, o su tuo, kad darbo teisės reikalavimai turi savo terminus ir formas, kurių niekas neprimena iš anksto.
| Klaida | Kuo baigiasi | Kaip išvengti |
|---|---|---|
| Pranešimas pateikiamas jau prasidėjus darbui | Vertinama kaip nelegalus darbas su atitinkamomis pasekmėmis | Pranešimas pateikiamas likus bent vienai darbo dienai iki pradžios |
| Darbo sutartis pasirašoma „vėliau“ | Neįforminti santykiai ir ginčai dėl sąlygų | Rašytinė sutartis pasirašoma prieš darbo pradžią, dviem egzemplioriais |
| Bandomasis laikotarpis neįrašomas į sutartį | Prarandama supaprastinta nutraukimo galimybė | Sąlyga įrašoma sutartyje ir pabaigos data įsirašoma į kalendorių |
| Nuolatiniam darbui sudaroma terminuota sutartis | Rizika, kad sutartis bus vertinama kaip neterminuota | Nuolatinei funkcijai – neterminuota sutartis su bandomuoju laikotarpiu |
| Nepildoma darbo laiko apskaita | Neįrodomas dirbtas laikas, ginčai dėl viršvalandžių | Žiniaraštis pildomas kasdien, taip pat ir dirbant nuotoliu |
| Praleidžiamas saugos instruktavimas | Pažeidimas, o įvykus nelaimei – sunkios pasekmės | Instruktavimas atliekamas ir registruojamas prieš darbo pradžią |
| Nesekami atostogų likučiai | Didelė vienkartinė kompensacija atleidimo metu | Likutis matomas kas mėnesį personalo apskaitoje |
| Atlyginimo dalis mokama neoficialiai | Mokesčių perskaičiavimas, sankcijos, prarastas darbuotojo pasitikėjimas | Visas atlygis įforminamas sutartyje ir apskaitoje |
| Darbo santykiai dangstomi paslaugų sutartimi | Perkvalifikavimas ir prievolės už visą laikotarpį | Forma parenkama pagal realų darbo pobūdį |
| Atleidžiama nenustačius pagrindo | Ginčas dėl neteisėto atleidimo ir papildomos išmokos | Pirmiausia nustatomas pagrindas ir terminas, tada rengiami dokumentai |
| Duomenys buhalteriui pateikiami pavėluotai | Pavėluoti skaičiavimai ir deklaracijos, delspinigiai | Sutartas mėnesio grafikas duomenų pateikimui |
| Nekeičiami dokumentai pasikeitus sąlygoms | Neatitikimas tarp sutarties ir realybės | Kiekvienas pakeitimas įforminamas rašytiniu susitarimu |
Kaip padedame įdarbinant pirmą darbuotoją
Pirmas darbuotojas paprastai sutampa su momentu, kai įmonės apskaita nustoja tilpti į vieną aplanką. Todėl į šį etapą žiūrime kompleksiškai: kartu sutvarkome dokumentus, prievoles ir mėnesinį ritmą, kad Jums nereikėtų sekti terminų. Bendrovės vadovė Agota Rinkevičiūtė yra teisininkė, todėl darbo sutarčių ir santykių formos klausimus vertiname ne tik apskaitos, bet ir teisinės rizikos požiūriu.
Su darbo santykiais glaudžiai susijusios ir kitos temos, kurias verta pasitikslinti tuo pačiu metu: kurios išlaidos gali būti priskirtos įmonei ir kaip jas pagrįsti – apie tai rašome straipsnyje apie įmonės išlaidas ir jų pagrindimą; ką ir kada teikti pasibaigus finansiniams metams – metinių finansinių ataskaitų apžvalgoje; ar Jums jau atsiranda PVM prievolė – straipsnyje apie PVM mokėtojo registraciją. Jei ankstesnių laikotarpių dokumentai netvarkingi, pirmiausia verta sutvarkyti apleistą buhalterinę apskaitą – įdarbinimas tokioje situacijoje tik padidina spaudimą.
Kartu su darbo santykiais atsiranda mėnesinis ciklas, kurio nebegalima atidėti. Jei iki šiol apskaita buvo tvarkoma savarankiškai ir „kai bus laiko“, šis momentas beveik visada tampa lūžio tašku. Paprastai pigiau perduoti apskaitą prieš įdarbinimą nei taisyti pirmųjų mėnesių klaidas po jo.
Ruošiatės įdarbinti pirmą darbuotoją ir norite viską sutvarkyti iš karto teisingai? Skambinkite +370 (608) 37367, rašykite info@vikagna.lt arba užpildykite užklausos formą – atsakysime per 1 darbo dieną. Dirbame nuotoliu visoje Lietuvoje, o pirminė konsultacija yra nemokama.