Buhalterinė apskaita – tai privalomas įmonės ūkinių operacijų registravimas, deklaracijų teikimas ir metinių finansinių ataskaitų rengimas. MB „Vikagna“ perima visą apskaitos tvarkymą nuotoliu: MB – nuo 50 EUR/mėn., UAB – nuo 70 EUR/mėn., VšĮ, asociacijos ar paramos fondo – nuo 60 EUR/mėn. Integracijos su banku, VMI, „Sodra“ ir Registrų centru – nemokamos.
Trumpai apie paslaugą
Kas yra buhalterinės apskaitos paslauga
Buhalterinė apskaita – tai nuoseklus visų įmonės ūkinių operacijų registravimas, jų pagrindimas dokumentais ir informacijos pateikimas valstybės institucijoms bei pačiam vadovui. Lietuvoje apskaitos tvarkymas yra ne pasirinkimas, o įstatymo nustatyta prievolė: kiekvienas juridinis asmuo privalo tvarkyti apskaitą nuo pirmos veiklos dienos, net jei per mėnesį išrašo vienintelę sąskaitą arba veiklos apskritai nevykdo. Pagrindiniai reikalavimai kyla iš finansinę apskaitą reglamentuojančių įstatymų ir verslo apskaitos standartų.
Praktikoje įmonė turi tris kelius. Pirmas – apskaitą tvarko pats vadovas ar savininkas. Antras – įdarbinamas buhalteris. Trečias – apskaitos tvarkymas pagal sutartį perduodamas apskaitos paslaugas teikiančiai įmonei. Trečiasis variantas smulkiam ir vidutiniam verslui dažniausiai atsieina pigiausiai, nes mokate tik už realiai atliktą darbą, o ne už etatą, atostogas, ligos dienas ir apskaitos programos licenciją.
Kai buhalterinės apskaitos tvarkymą perima išorinė įmonė, sudaroma paslaugų sutartis, kurioje aiškiai aprašoma apimtis: kokius dokumentus Jūs pateikiate, per kiek laiko juos apdorojame, kokias deklaracijas rengiame ir teikiame, kas atsako už duomenų teisingumą. Būtent sutarties tikslumas, o ne mėnesio kaina, vėliau lemia, ar bendradarbiavimas bus sklandus.
Įmonė, kuri nevykdo veiklos, vis tiek privalo teikti deklaracijas ir metinių finansinių ataskaitų rinkinį. „Miegančios“ įmonės savininkai apie tai dažniausiai prisimena tada, kai gauna priminimą apie neįvykdytą prievolę. Jei įmonės veiklos tęsti neplanuojate, dažnai pigiau ją tvarkingai užbaigti – tuo rūpinamės teikdami įmonių likvidavimo paslaugą.
Kas įeina į buhalterinės apskaitos paslaugą
Apskaitos paslauga nėra vien „sąskaitų suvedimas“. Žemiau – konkreti apimtis, kurią gauna kiekvienas klientas, ir tai, kas prisideda pagal įmonės teisinę formą bei planą. Bazinė apimtis vienoda visiems: MB, UAB, VšĮ, asociacijai ir paramos fondui.
Bazinė apskaitos paslaugos apimtis
- Pirminių apskaitos dokumentų paruošimas ir tvarkymas – pirkimo ir pardavimo sąskaitos, kasos dokumentai, avansinės apyskaitos
- Pirkimo / pardavimo sąskaitų registravimas – bazinėje apimtyje iki 10 vnt. per mėnesį
- Bankinių operacijų apskaita – bazinėje apimtyje iki 10 operacijų per mėnesį
- Duomenų ir ataskaitų teikimas VMI bei „Sodrai“ pagal galiojančius terminus
- Metinių finansinių ataskaitų dokumentų parengimas ir pateikimas registrui
- Nemokamos integracijos su banku, VMI, „Sodra“ ir Registrų centru
- Nemokamos konsultacijos apskaitos ir dokumentų klausimais visą sutarties laikotarpį
UAB, asociacijos ir paramos fondo planuose papildomai įeina personalo administravimas, mokėjimo nurodymų suformavimas ir darbo užmokesčio skaičiavimai – tai sritys, kuriose klaidos brangiausios, nes liečia darbuotojų pajamas ir socialinio draudimo prievoles. VšĮ plane taip pat rengiami darbo užmokesčio skaičiavimai.
- Sąskaitų faktūrų registravimas
- Kasos ir avansinių apyskaitų tvarkymas
- Dokumentų trūkumų kontrolė
- Banko operacijų apskaita
- Mokėjimo nurodymų formavimas
- Skolų ir avansų suderinimas
- Darbo užmokesčio skaičiavimas
- Personalo administravimas
- Pranešimai „Sodrai“
- PVM deklaracijos
- Gyventojų pajamų mokesčio deklaracijos
- Metinė pelno mokesčio deklaracija
- Balansas ir pelno (nuostolių) ataskaita
- Aiškinamasis raštas
- Pateikimas registrui
- Mokestinių prievolių aiškinimas
- Dokumentų reikalavimai
- Veiklos planavimo klausimai
Į mėnesinę kainą neįskaičiuojamas ankstesnių laikotarpių apleistos apskaitos atkūrimas, atstovavimas mokestiniuose ginčuose ir vienkartiniai juridiniai veiksmai (pavyzdžiui, vadovo keitimas ar registracijos adreso keitimas). Šie darbai vertinami atskirai, o kainą pasakome iš anksto – ne po fakto.
Buhalterinės apskaitos kainos pagal įmonės tipą ir apimtį
Kaina priklauso nuo trijų pagrindinių dalykų: dokumentų kiekio per mėnesį, darbuotojų skaičiaus ir PVM mokėtojo statuso. Žemiau – pradinės kainos pagal teisinę formą. Jos galioja bazinei apimčiai; augant dokumentų srautui, kaina auga proporcingai ir visada suderinama iš anksto.
- Pirkimo / pardavimo sąskaitos – 10 vnt.
- Bankinės operacijos – 10 vnt.
- Pirminių apskaitos dokumentų paruošimas
- Metinių finansinių ataskaitų dokumentų parengimas
- Duomenų ir ataskaitų teikimas VMI ir „Sodrai“
- Nemokamos integracijos su banku, VMI, „Sodra“ ir Registrų centru
- Darbuotojų skaičius – 1
- Pirkimo / pardavimo sąskaitos – 10 vnt.
- Bankinės operacijos – 10 vnt.
- Darbo užmokesčio skaičiavimai
- Personalo administravimas
- Mokėjimo nurodymų suformavimas
- Metinių finansinių ataskaitų dokumentų parengimas
- Nemokamos integracijos su banku, VMI, „Sodra“ ir Registrų centru
- Darbuotojų skaičius – 1
- Pirkimo / pardavimo sąskaitos – 10 vnt.
- Bankinės operacijos – 10 vnt.
- Darbo užmokesčio skaičiavimai
- Pirminių apskaitos dokumentų paruošimas
- Metinių finansinių ataskaitų dokumentų parengimas
- Nemokamos integracijos su banku, VMI, „Sodra“ ir Registrų centru
- Darbuotojų skaičius – 1
- Pirkimo / pardavimo sąskaitos – 10 vnt.
- Bankinės operacijos – 10 vnt.
- Darbo užmokesčio skaičiavimai
- Personalo administravimas
- Mokėjimo nurodymų suformavimas
- Metinių finansinių ataskaitų dokumentų parengimas
- Nemokamos integracijos su banku, VMI, „Sodra“ ir Registrų centru
Kad kaina būtų aiški dar prieš pokalbį, žemiau parodome, kokie veiksniai ją kelia ir kodėl. Tai tie patys kriterijai, pagal kuriuos vertiname kiekvieną užklausą.
| Veiksnys | Kaip veikia kainą | Ką verta žinoti |
|---|---|---|
| Dokumentų kiekis per mėnesį | Pagrindinis kainos veiksnys – bazinėje apimtyje 10 pirkimo / pardavimo sąskaitų | Kai sąskaitų dešimtys ar šimtai, kainą skaičiuojame pagal realų srautą, o ne „nuo lubų“ |
| Bankinių operacijų skaičius | Bazinėje apimtyje – 10 operacijų per mėnesį | Integracija su banku sumažina rankinį darbą, todėl didesnis operacijų kiekis kainą kelia nedaug |
| Darbuotojų skaičius | UAB, VšĮ, asociacijos ir paramos fondo planuose įskaičiuotas 1 darbuotojas | Kiekvienas papildomas darbuotojas reiškia atskirus skaičiavimus, pranešimus ir deklaracijas |
| PVM mokėtojo statusas | PVM mokėtojui atsiranda mėnesinis deklaravimo ciklas | Nesant PVM registracijos, apskaitos ciklas paprastesnis ir kaina mažesnė |
| Veiklos pobūdis | Prekyba ir gamyba sudėtingesnės už paslaugas | Atsargų apskaita, savikaina ir sandėlis reikalauja daugiau darbo nei paslaugų teikimas |
| Operacijos su užsienio partneriais | Prisideda papildomos ataskaitos ir valiutų perkainojimas | Prekyba ES viduje turi atskiras deklaravimo prievoles |
| Ankstesnių laikotarpių būklė | Apleista apskaita vertinama atskirai nuo mėnesinio aptarnavimo | Įvertiname nemokamai ir tik tada pasakome sumą |
Visų mūsų paslaugų įkainius rasite kainų puslapyje. Jei apskaita reikalinga dar tik steigiamai įmonei, ją galima užsakyti kartu su MB steigimu arba UAB steigimu – tuomet apskaita pradedama tvarkyti nuo pirmos įmonės dienos ir nelieka „pilkos zonos“ tarp įregistravimo ir pirmųjų sąskaitų.
Kam tvarkome buhalterinę apskaitą
Apskaitos tvarkymas skiriasi priklausomai nuo teisinės formos: ne pelno siekiančiai organizacijai svarbu atskirti paramos ir veiklos lėšas, o pelno siekiančiai įmonei – tinkamai pagrįsti sąnaudas. Dirbame su visomis dažniausiomis Lietuvos juridinių asmenų formomis.
Ką apskaitos įmonė daro kas mėnesį, kas ketvirtį ir kartą per metus
Vienas dažniausių klausimų iš klientų: „už ką aš moku kas mėnesį, jei turiu vos kelias sąskaitas?“ Atsakymas – apskaita yra ciklinis darbas su griežtais terminais, o didžioji jo dalis vyksta be Jūsų dalyvavimo. Žemiau – realus darbų kalendorius.
| Periodas | Ką atliekame | Kodėl tai svarbu |
|---|---|---|
| Kas mėnesį | Pirminių dokumentų surinkimas ir registravimas, banko operacijų suvedimas, darbo užmokesčio skaičiavimas, pranešimai „Sodrai“, PVM deklaracija (PVM mokėtojams), gyventojų pajamų mokesčio deklaravimas | Pavėluoti mėnesiniai duomenys – dažniausia delspinigių priežastis |
| Kas ketvirtį | Ketvirtinės deklaracijos, tarpinių rezultatų peržiūra, skolų ir avansų suderinimas, atsargų likučių patikra | Ketvirtis – paskutinė patogi proga ištaisyti klaidas dar nesibaigus metams |
| Kartą per metus | Metinių finansinių ataskaitų rinkinys, sprendimas dėl jų patvirtinimo, pateikimas registrui, metinė pelno mokesčio deklaracija, inventorizacijos duomenų sutvarkymas | Metinis rinkinys yra viešas – jį mato bankai, tiekėjai ir potencialūs partneriai |
| Pagal poreikį | PVM mokėtojo registracija, darbuotojų priėmimo ir atleidimo dokumentai, pažymos bankui ar lizingo bendrovei, patikrinimo dokumentų rengimas | Šie darbai atsiranda netikėtai ir dažniausiai su trumpu terminu |
Atskirai verta paminėti metų pabaigą. Gruodžio–sausio mėnesiais atliekama inventorizacija, suderinami likučiai su tiekėjais ir pirkėjais, peržiūrimos beviltiškos skolos ir ilgalaikio turto nusidėvėjimas. Jei šie darbai neatliekami, metinės ataskaitos formaliai parengiamos, bet neatspindi tikrovės – o būtent tuo remiantis priimami sprendimai dėl pelno paskirstymo.
Konkrečios deklaracijų ir ataskaitų teikimo datos priklauso nuo mokestinio laikotarpio, įmonės statuso ir kasmet tikslinamų teisės aktų. Šiame puslapyje pateikiama bendro pobūdžio informacija – tikslų Jūsų įmonės kalendorių sudarome sutarties sudarymo metu ir primename apie artėjančius terminus iš anksto.
Vidinis buhalteris ar išorinė buhalterinės apskaitos įmonė
Sprendimą dažniausiai lemia ne vien kaina. Etatinis buhalteris reiškia atlyginimą, mokesčius, darbo vietą, programos licenciją, mokymus ir pavadavimo klausimą per atostogas ar ligą. Išorinė apskaitos įmonė šias sąnaudas paskirsto, tačiau reikalauja tvarkingesnio dokumentų srauto iš Jūsų pusės. Žemiau – palyginimas pagal kriterijus, kurie realiai skiriasi.
| Kriterijus | Vidinis (etatinis) buhalteris | Išorinė apskaitos įmonė |
|---|---|---|
| Mėnesio kaina | Atlyginimas, mokesčiai, darbo vieta, programa, mokymai | Fiksuotas mokestis nuo 50 EUR/mėn., be papildomų sąnaudų |
| Kaina esant mažam srautui | Nekinta – etatas kainuoja vienodai ir tuščią mėnesį | Proporcinga apimčiai – mokate už realų dokumentų kiekį |
| Pavadavimas | Atostogų ir ligos metu darbai stoja arba juos perima vadovas | Komanda pavaduoja viena kitą, aptarnavimas nenutrūksta |
| Kompetencija | Ribota vieno žmogaus patirtimi ir specializacija | Kelių specialistų patirtis: apskaita, mokesčiai, teisė |
| Rizika dėl klaidų | Atsakomybė ribojama darbo teisės normomis | Atsakomybė nustatoma paslaugų sutartyje |
| Rizika dėl pasitraukimo | Išėjus buhalteriui, žinios ir tvarka dažnai išeina kartu | Sutartis tęsiasi, dokumentai ir duomenys lieka sistemoje |
| Programinė įranga | Perka ir prižiūri įmonė | Įtraukta į paslaugos kainą, kartu su integracijomis |
| Kada verta rinktis | Kai dokumentų srautas didelis ir reikalinga kasdienė vidinė kontrolė | Kai įmonė smulki ar vidutinė ir apskaita nėra pagrindinė veikla |
Išorinės apskaitos privalumai
- Prognozuojama mėnesio sąnauda – žinote sumą iš anksto, be netikėtų priedų prie atlyginimo
- Nereikia mokėti už prastovas – tuščią mėnesį apskaita kainuoja mažiausiai
- Nenutrūkstamas aptarnavimas – ligos ir atostogos Jūsų prievolių nestabdo
- Platesnė kompetencija – prie sudėtingesnio klausimo prisijungia teisininkas
- Įskaičiuota programinė įranga ir integracijos su banku, VMI, „Sodra“ ir Registrų centru
- Sutartyje apibrėžta atsakomybė už paslaugos kokybę ir terminus
Į ką atkreipti dėmesį
- Reikia disciplinos teikiant dokumentus – pavėluoti dokumentai reiškia pavėluotą apskaitą
- Buhalteris nėra šalia biure – bendraujama nuotoliu, telefonu ir el. paštu
- Bazinė apimtis ribota – smarkiai išaugus srautui, kainą reikia peržiūrėti
- Labai specifinei veiklai (pavyzdžiui, sudėtingai gamybai) gali prireikti ir vidinio specialisto
- Perėjimas užtrunka – pirmą mėnesį reikia perimti duomenis ir suderinti likučius
Kaip pasirinkti buhalterinės apskaitos įmonę
Apskaitos paslaugų rinkoje kainos skiriasi kelis kartus, o pasiūlymai atrodo panašiai. Skirtumas paaiškėja tik tada, kai kyla problema. Todėl prieš pasirašydami sutartį užduokite šiuos klausimus – atsakymai į juos parodys daugiau nei bet koks reklaminis tekstas.
Ką klausti prieš pasirašant apskaitos paslaugų sutartį
- Kas tiksliai įeina į mėnesio kainą? Paprašykite sąrašo raštu: dokumentų kiekis, darbuotojų skaičius, deklaracijos, metinės ataskaitos.
- Kas yra už bazinės apimties ribų ir kiek tai kainuoja? Sužinokite įkainį papildomai sąskaitai, papildomam darbuotojui, pažymai bankui.
- Ar metinių finansinių ataskaitų parengimas įskaičiuotas? Dažna praktika – metinį rinkinį apmokestinti atskirai, apie tai neužsiminus iš anksto.
- Kaip apibrėžta atsakomybė sutartyje? Kas atsako, jei dėl apskaitos klaidos atsiranda delspinigių ar baudų.
- Kas mane aptarnaus atostogų ar ligos metu? Jei atsakymas neaiškus, vasarą liksite be buhalterio.
- Per kiek laiko gaunu atsakymą į klausimą? Susitarkite dėl realaus atsakymo termino, o ne dėl „kai galėsime“.
- Kokia apskaitos programa naudojama ir ar duomenys liks man? Nutraukus sutartį privalote atgauti visus duomenis ir dokumentus.
- Ar konsultacijos įskaičiuotos, ar apmokestinamos atskirai? Pas mus konsultacijos nemokamos – tai turėtų būti norma, o ne priedas.
- Ar sutartyje numatytas dokumentų pateikimo terminas? Aiškus grafikas apsaugo abi puses nuo skubotų sprendimų mėnesio pabaigoje.
- Kaip vyksta apskaitos perėmimas ir kas patikrina ankstesnius laikotarpius? Perimant apskaitą būtina peržiūrėti likučius ir pateiktas deklaracijas.
Jei pasiūlyta suma gerokai mažesnė už rinkos vidurkį, dažniausiai iš bazinės apimties išimtos metinės ataskaitos, konsultacijos arba darbo užmokesčio skaičiavimai. Metų gale susumavus visas papildomas sąskaitas, „pigi“ apskaita neretai atsieina brangiau nei aiškiai apibrėžta paslauga. Prašykite išsamaus paslaugos apimties sąrašo raštu – tai užtrunka penkias minutes ir sutaupo metus nesusipratimų.
Klientai dažniausiai lygina tik mėnesio kainą. Rekomenduoju lyginti tris dalykus: kas įskaičiuota, kas atsitinka viršijus apimtį ir kaip sutartyje aprašyta atsakomybė. Jei šie trys punktai aiškūs, kaina tampa palyginama – ir tik tada matote, kuris pasiūlymas iš tikrųjų pigesnis.
Apskaitos perėmimas iš kito buhalterio
Keisti buhalterį galima bet kada, tačiau patogiausia tai daryti nuo mėnesio arba metų pradžios – tuomet duomenys perduodami užbaigtu laikotarpiu ir nereikia dalyti mėnesio per pusę. Perėmimas nėra vien failų persiuntimas: svarbiausia dalis yra patikra, ar perduoti duomenys sutampa su realia įmonės būkle.
Kaip vyksta apskaitos perėmimas
- 1Nemokamas situacijos įvertinimas 1 darbo dienaAptariame įmonės veiklą, dokumentų srautą, darbuotojų skaičių ir PVM statusą. Iš karto pasakome, ar apskaitos perėmimas reikalauja papildomų darbų, ar užteks standartinės procedūros.
- 2Sutarties sudarymas ir įgaliojimų sutvarkymas 1–2 darbo dienosPasirašome paslaugų sutartį, sutvarkome atstovavimo teises VMI ir „Sodros“ sistemose, prijungiame integraciją su banku. Nuo šio momento deklaracijas teikiame mes.
- 3Dokumentų ir duomenų perėmimas 3–10 darbo dienųAnkstesnis buhalteris perduoda apskaitos registrus, likučius, pirminius dokumentus ir apskaitos programos duomenų bazę. Perdavimą įforminame aktu – tai apsaugo abi puses nuo vėlesnių ginčų dėl trūkstamų dokumentų.
- 4Perimtų duomenų patikra 5–10 darbo dienųSutikriname likučius, banko išrašus, mokestines skolas ir pateiktas deklaracijas. Radę neatitikimų, pateikiame sąrašą su paaiškinimu, ką reikia tikslinti ir kokia rizika, jei to nedarysite.
- 5Įvadinis likučių suvedimas Kartu su patikraĮ savo apskaitos sistemą suvedame pradinius likučius ir suderiname juos su ankstesniais registrais. Nuo šio taško atsakome už duomenų tvarkingumą.
- 6Darbo tvarkos susitarimas Nuo pirmo mėnesioSutariame, kaip ir iki kurios mėnesio dienos pateikiate dokumentus, kaip gaunate ataskaitas, kas yra Jūsų kontaktinis asmuo. Toliau apskaita vyksta įprastu ciklu.
Ką būtina patikrinti perimant apskaitą: ar visi pirminiai dokumentai perduoti fiziškai arba skaitmenine forma, ar sutampa banko sąskaitos likutis su apskaitos duomenimis, ar pateiktos visos ankstesnių laikotarpių deklaracijos, ar nėra mokestinių skolų ir delspinigių, ar tvarkingi darbuotojų dokumentai, ar registrui pateiktas paskutinių metų finansinių ataskaitų rinkinys. Šis sąrašas nėra formalumas – būtent čia paaiškėja, ar perimate tvarkingą apskaitą, ar problemą su atidėtu terminu.
Apskaitos dokumentai ir duomenys priklauso įmonei, o ne apskaitą tvarkiusiam asmeniui. Vadovas turi teisę reikalauti juos perduoti, o perdavimą tikslinga įforminti aktu su konkrečiu dokumentų sąrašu. Jei perdavimas vilkinamas, padedame parengti oficialų reikalavimą ir įvertiname, kokius duomenis galima atkurti iš valstybės informacinių sistemų bei banko išrašų.
Apleista apskaita – kaip ją sutvarkyti ir kiek tai kainuoja
Apleista apskaita – dažniausia priežastis, dėl kurios į mus kreipiasi ne naujos, o kelerius metus veikiančios įmonės. Tipinės situacijos: buhalteris pasitraukė ir dokumentai liko nesutvarkyti, vadovas metus tvarkėsi pats ir nepateikė deklaracijų, arba įmonė nustojo veikti, bet niekas jos formaliai neužbaigė ir prievolės toliau kaupėsi.
Svarbiausia žinia: beveik kiekvieną situaciją galima sutvarkyti. Deklaracijas galima pateikti pavėluotai arba patikslinti, o apskaitos registrus – atkurti pagal banko išrašus, valstybės informacinių sistemų duomenis, sutartis ir turimus pirminius dokumentus. Kuo anksčiau pradedama, tuo mažiau kainuoja: delspinigiai auga, o dalis dokumentų su laiku tampa nebeatkuriami.
| Situacija | Ką reikia atkurti | Nuo ko priklauso kaina |
|---|---|---|
| Nepateiktos kelių mėnesių deklaracijos | Trūkstamų laikotarpių duomenys ir deklaracijų pateikimas | Laikotarpių skaičius ir operacijų kiekis juose |
| Nesutvarkyti praėjusių metų dokumentai | Pirminių dokumentų suvedimas, likučių suderinimas, metinis rinkinys | Dokumentų kiekis ir jų tvarkingumas |
| Nepateiktos metinės finansinės ataskaitos | Ataskaitų rinkinys, sprendimai dėl patvirtinimo, pateikimas registrui | Metų skaičius ir ar yra apskaitos registrai |
| Dingę ar neperduoti dokumentai | Duomenų atkūrimas iš banko išrašų, sutarčių ir kontrahentų sąskaitų | Kiek dokumentų realiai pavyksta atkurti |
| Neveikianti įmonė su prievolėmis | Nulinės deklaracijos arba sprendimas dėl veiklos užbaigimo | Ar tęsiama veikla, ar pasirenkamas likvidavimas |
Kainos iš anksto nepateikiame ir tam yra priežastis: kol nematome, kiek laikotarpių ir kiek dokumentų reikia atkurti, bet koks skaičius būtų spėjimas. Todėl pirmiausia atliekame nemokamą įvertinimą – peržiūrime, kokių laikotarpių trūksta ir ką realu atkurti, ir tik tada pateikiame konkrečią sumą bei terminą. Jei paaiškėja, kad įmonės veiklos tęsti neapsimoka, atvirai pasakome ir tai: neretai įmonės likvidavimas kainuoja mažiau nei kelerių metų apskaitos atkūrimas.
Už laiku nepateiktas deklaracijas ir ataskaitas numatyta atsakomybė, o delspinigiai skaičiuojami už kiekvieną pradelstą dieną. Savanoriškas kreipimasis ir prievolių sutvarkymas savo iniciatyva vertinamas kur kas palankiau nei situacija, kai trūkumai nustatomi patikrinimo metu. Jei žinote, kad apskaita apleista – tai geriausias momentas ją tvarkyti.
Vadovo atsakomybė už buhalterinę apskaitą
Tai svarbiausias šio puslapio skyrius, ir jį verta perskaityti net tuo atveju, jei apskaitą jau kam nors patikėjote. Už apskaitos organizavimą ir finansinių ataskaitų sudarymą pagal įstatymus atsako įmonės vadovas. Sudaryta sutartis su apskaitos paslaugų teikėju atsakomybės nuo vadovo nenuima – ji tik paskirsto, kas ką atlieka.
Praktiškai tai reiškia štai ką. Jei buhalteris laiku nepateikė deklaracijos, prievolė lieka įmonei, o pretenzija adresuojama vadovui. Jei vadovas nepateikė buhalteriui dokumentų, apskaita objektyviai negali būti teisinga – ir čia jau pačio vadovo neveikimas. Būtent todėl paslaugų sutartyje būtina aiškiai nustatyti, iki kurios mėnesio dienos pateikiami dokumentai ir per kiek laiko jie apdorojami: tai vienintelis būdas atsakomybę padaryti apibrėžtą.
Atskiras klausimas – įmonės nemokumas. Jei įmonė patiria finansinių sunkumų, o apskaita netvarkinga ar apleista, vadovui gali kilti asmeninė atsakomybė: netvarkinga apskaita apsunkina kreditorių reikalavimų vertinimą ir kelia klausimą dėl vadovo pareigų vykdymo. Ši rizika reali, todėl netvarkingos apskaitos negalima laikyti vien technine problema.
Laikykitės trijų taisyklių: pateikite dokumentus laiku ir su patvirtinimu apie perdavimą, bent kartą per ketvirtį peržiūrėkite apskaitos ataskaitas ir reikalaukite pranešti apie kiekvieną trūkstamą dokumentą. Vadovas, kuris kartą per ketvirtį pasižiūri į balansą, apie problemą sužino likus mėnesiams iki termino, o ne dieną prieš jį.
Metinių finansinių ataskaitų teikimas ir terminai
Metinių finansinių ataskaitų rinkinys – vienintelis viešas įmonės finansinis dokumentas. Jį mato bankai, lizingo bendrovės, tiekėjai, viešųjų pirkimų vertintojai ir potencialūs partneriai. Todėl jis svarbus ne tik kaip prievolė: tvarkingas ir laiku pateiktas rinkinys tiesiogiai veikia įmonės galimybes gauti finansavimą ar atidėtą apmokėjimą.
Smulkioms įmonėms paprastai pakanka trumpo rinkinio – balanso, pelno (nuostolių) ataskaitos ir aiškinamojo rašto. Ne pelno siekiančios organizacijos, tokios kaip VšĮ ar asociacija, papildomai rengia veiklos ataskaitą, kurioje paaiškinama, kaip panaudotos gautos lėšos ir parama.
| Etapas | Kada | Kas atlieka |
|---|---|---|
| Metų uždarymo darbai | Iš karto pasibaigus finansiniams metams | Inventorizacija, likučių suderinimas, nusidėvėjimo skaičiavimas – atliekame mes |
| Ataskaitų rinkinio parengimas | Per pirmuosius metų mėnesius | Balansas, pelno (nuostolių) ataskaita, aiškinamasis raštas – rengiame mes |
| Rinkinio patvirtinimas | Per įstatymo nustatytą laikotarpį nuo finansinių metų pabaigos | Dalyvių arba akcininkų sprendimas – projektą parengiame mes |
| Pateikimas registrui | Per įstatyme numatytą terminą nuo patvirtinimo | Duomenis pateikiame mes per integraciją su Registrų centru |
| Metinė pelno mokesčio deklaracija | Pagal mokestinio laikotarpio terminus | Rengiame ir teikiame mes |
Dažniausia klaida – rinkinį prisiminti likus kelioms dienoms iki termino. Tuomet paaiškėja, kad trūksta dokumentų, nesuderinti likučiai su tiekėjais, o dalyvių sprendimas nepasirašytas. Todėl metų uždarymo darbus pradedame iš anksto ir apie trūkstamus dokumentus informuojame dar sausį, o ne balandį.
Laiku nepateiktas metinių finansinių ataskaitų rinkinys užfiksuojamas viešai ir gali baigtis sankcijomis vadovui. Ilgiau nesitvarkant, kyla rizika, kad įmonė bus laikoma neveikiančia. Jei kelerių metų rinkiniai nepateikti, situaciją įvertiname ir sutvarkome atkurdami apleistą apskaitą.
Darbo užmokestis ir personalo administravimas
Darbo užmokesčio sritis yra ta, kurioje klaidos pastebimos greičiausiai ir kainuoja daugiausia – nes jos liečia konkrečius žmones ir jų pajamas. UAB, asociacijos bei paramos fondo planuose personalo administravimas ir darbo užmokesčio skaičiavimai įskaičiuoti į bazinę kainą, VšĮ plane rengiami darbo užmokesčio skaičiavimai.
Ką realiai apima ši dalis: darbo užmokesčio, atostoginių, ligos išmokų, kompensacijų ir atskaitymų skaičiavimą; darbo sutarčių ir jų pakeitimų rengimą; pranešimų apie darbuotojų priėmimą, atleidimą ir darbo sąlygų pakeitimus teikimą; darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymą; atostogų likučių kontrolę; atsiskaitymo lapelių parengimą ir mokėjimo nurodymų suformavimą.
Atskirai vertinamos situacijos, kurios pasitaiko rečiau, bet reikalauja tikslumo: darbuotojo atleidimas su išeitine išmoka, neišnaudotų atostogų kompensavimas, darbas pagal kelias sutartis, nedarbingumo laikotarpiai ir vaiko priežiūros atostogos. Šiuos atvejus visada aptariame iš anksto, nes klaida čia reiškia ne tik pataisytą deklaraciją, bet ir neteisingai išmokėtą sumą darbuotojui.
Personalo administravimo apimtis
- Darbo užmokesčio, priedų, priemokų ir atskaitymų skaičiavimas
- Atostoginių, ligos ir kitų išmokų skaičiavimas bei kontrolė
- Darbo sutarčių, jų pakeitimų ir įsakymų rengimas
- Pranešimai „Sodrai“ apie priėmimą, atleidimą ir sąlygų pakeitimus
- Darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymas
- Atsiskaitymo lapelių parengimas darbuotojams
- Mokėjimo nurodymų suformavimas atlyginimams ir mokesčiams
- Pažymos darbuotojams apie pajamas ir darbo santykius
Gyventojų pajamų mokesčio, socialinio draudimo įmokų tarifai, neapmokestinamasis pajamų dydis ir minimalus atlygis peržiūrimi kasmet, o kai kurie – dažniau. Šiame puslapyje jų sąmoningai nenurodome konkrečiais skaičiais: aktualius dydžius pritaikome skaičiuodami darbo užmokestį ir paaiškiname konsultacijos metu.
PVM apskaita ir deklaravimas
PVM mokėtojo statusas iš esmės keičia apskaitos ritmą: atsiranda reguliarus deklaravimo ciklas, griežtesni reikalavimai sąskaitų faktūrų rekvizitams ir būtinybė pagrįsti kiekvieną atskaitomą pirkimo PVM sumą. Registruotis PVM mokėtoju privaloma, kai pajamos per paskutinius 12 mėnesių viršija 45 000 EUR. Prievolė atsiranda būtent viršijus ribą, todėl apyvartą būtina stebėti nuolat.
Registruotis galima ir savanoriškai, neviršijus ribos. Tai dažnai apsimoka, kai Jūsų klientai patys yra PVM mokėtojai arba kai perkate daug prekių ir paslaugų su PVM – tuomet pirkimo PVM galima atskaityti. Priešingai, dirbant su fiziniais asmenimis savanoriška registracija paprastai tik padidina galutinę kainą pirkėjui. Sprendimą visada vertiname pagal Jūsų klientų struktūrą, o ne pagal bendrą taisyklę.
Ką atliekame PVM mokėtojams: tikriname gaunamų ir išrašomų sąskaitų faktūrų rekvizitus, vedame pirkimo ir pardavimo PVM registrus, rengiame ir teikiame PVM deklaracijas, tvarkome sandorių su kitų ES valstybių partneriais deklaravimą, stebime apyvartos ribą ir iš anksto įspėjame apie artėjančią registracijos prievolę, o prireikus atliekame ir pačią PVM mokėtojo registraciją.
Pirkimo PVM atskaitymas pagal netvarkingą dokumentą – kvitą be įmonės rekvizitų, sąskaitą kito asmens vardu arba dokumentą už išlaidas, nesusijusias su veikla. Patikrinimo metu tokia atskaita panaikinama, o mokestis perskaičiuojamas su delspinigiais. Todėl kiekvieną abejotiną dokumentą įvertiname iš karto ir pasakome, ar jį galima pripažinti.
Dokumentų teikimo būdai ir apskaitos programos
Buhalterinės apskaitos tvarkymas šiandien vyksta nuotoliu – fiziškai vežioti aplankų nereikia. Dirbame su klientais visoje Lietuvoje: Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje ir mažesniuose miestuose aptarnavimas vienodas. Dokumentus galite pateikti Jums patogiausiu būdu.
| Būdas | Kaip veikia | Kam patogiausia |
|---|---|---|
| El. paštu | Nuskenuotus arba nufotografuotus dokumentus siunčiate kartą per mėnesį ar pagal poreikį | Įmonėms su nedideliu dokumentų srautu |
| Debesų aplankas | Dokumentus talpinate į bendrą aplanką, iš kurio juos paimame patys | Kai dokumentai kaupiasi tolygiai per mėnesį |
| Integracija su banku | Banko išrašai atkeliauja automatiškai, be Jūsų dalyvavimo | Visiems klientams – įskaičiuota į kainą |
| Sąskaitų išrašymo programa | Išrašytos sąskaitos patenka į apskaitą tiesiogiai | Įmonėms, išrašančioms daug sąskaitų |
| Popieriniai originalai | Perduodami periodiškai, kai to reikalauja dokumento pobūdis | Kai gaunami originalūs dokumentai, kuriuos privalu saugoti |
Apskaitos programa ir jos licencija yra mūsų pusėje – Jums už ją mokėti nereikia. Integracijos su banku, VMI, „Sodra“ ir Registrų centru taip pat nemokamos, ir tai nėra akcija: būtent jos leidžia išlaikyti kainą nuo 50 EUR per mėnesį, nes didžioji duomenų dalis į apskaitą patenka automatiškai, be rankinio suvedimo.
Dokumentų saugojimas – atskiras klausimas, kurį verta sutarti iš karto. Apskaitos dokumentus privaloma saugoti teisės aktų nustatytą laikotarpį, o už jų išsaugojimą atsako įmonė. Skaitmeninės kopijos saugomos mūsų sistemoje ir bet kada perduodamos Jums, o popierinių originalų saugojimo tvarką aptariame sutartyje.
Dažniausios apskaitos klaidos smulkiame versle
Šios klaidos kartojasi nepriklausomai nuo veiklos srities. Visos jos pigiai išsprendžiamos iš anksto ir brangiai – po fakto.
| Klaida | Kuo baigiasi | Kaip išvengti |
|---|---|---|
| Dokumentai buhalteriui pateikiami pavėluotai arba dalimis | Skubotai rengiamos deklaracijos, klaidos, patikslinimai | Sutartas dokumentų pateikimo terminas kiekvieną mėnesį |
| Asmeninės ir įmonės išlaidos maišomos vienoje sąskaitoje | Sąnaudos nepripažįstamos, mokestis perskaičiuojamas | Atskira įmonės sąskaita ir aiški išlaidų tvarka |
| Sąnaudos pagrindžiamos kvitais be rekvizitų | Išlaidos nepripažįstamos, PVM atskaita panaikinama | Reikalauti sąskaitos įmonės vardu su visais rekvizitais |
| Nestebima 45 000 EUR apyvartos riba | Pavėluota PVM registracija, mokestis su delspinigiais atgaline data | Apyvartos stebėjimas kas mėnesį ir išankstinis įspėjimas |
| Lėšos iš įmonės išsiimamos be plano | Netikėtos socialinio draudimo ir pajamų mokesčio prievolės | Išsiėmimo modelis suplanuojamas metų pradžioje |
| Nesuderinti likučiai su tiekėjais ir pirkėjais | Metinės ataskaitos neatspindi tikros būklės | Suderinimo aktai bent kartą per metus |
| Neatlikta inventorizacija | Neteisinga savikaina ir nepagrįsti atsargų likučiai | Metų pabaigos inventorizacija pagal grafiką |
| Metinis ataskaitų rinkinys atidedamas paskutinei savaitei | Pavėluotas pateikimas, sankcijos vadovui | Metų uždarymo darbai pradedami sausį |
| Nepateikiamos nulinės deklaracijos neveikiant įmonei | Kaupiasi neįvykdytos prievolės ir baudos | Minimali apskaitos priežiūra arba įmonės likvidavimas |
| Buhalteris keičiamas neįforminus dokumentų perdavimo | Dingę dokumentai, neaiški atsakomybė, ginčai | Perdavimo aktas su konkrečiu dokumentų sąrašu |
Kodėl buhalterinės apskaitos tvarkymą verta patikėti „Vikagnai“
Mūsų komanda dirba ne tik su apskaita, bet ir su įmonių steigimu, pertvarkymu, reorganizavimu bei likvidavimu. Tai reiškia, kad į apskaitos klausimus žiūrime plačiau: matome ne tik einamąjį mėnesį, bet ir tai, kokias pasekmes sprendimas turės parduodant verslą, priimant naują dalyvį ar užbaigiant veiklą. Bendrovės vadovė Agota Rinkevičiūtė – teisininkė ir nemokumo administratorė, todėl sudėtingesnius atvejus vertiname ir teisiniu požiūriu.
Gera apskaita matuojama ne tuo, kaip greitai suvedami dokumentai, o tuo, kiek problemų nekyla. Todėl klientams sakome iš anksto: apie trūkstamą dokumentą pranešime tą pačią savaitę, o ne metų gale. Tai nekainuoja nieko papildomai, bet būtent dėl to daugelis su mumis dirba metų metus.
Turite klausimų dėl buhalterinės apskaitos tvarkymo ar norite sužinoti tikslią kainą savo įmonei? Skambinkite +370 (608) 37367, rašykite info@vikagna.lt arba užpildykite užklausos formą – atsakysime per 1 darbo dieną. Pirminė konsultacija nemokama, o darbus pradedame kitą darbo dieną po sutarties pasirašymo.
