Asociacijos steigimas – tai pelno nesiekiančio juridinio asmens, vienijančio narius bendriems tikslams, įregistravimo Juridinių asmenų registre procedūra. Asociaciją steigia ne mažiau kaip trys steigėjai – fiziniai arba juridiniai asmenys. Reikia steigimo sutarties, steigiamojo susirinkimo protokolo ir įstatų. Asociacija įsteigiama per 2–4 darbo dienas, o paslauga kainuoja nuo 120 EUR (mokesčiai įskaičiuoti).
Trumpai apie asociacijos steigimą
Kas yra asociacija ir kuo ji skiriasi nuo kitų ne pelno formų
Asociacija – savo pavadinimą turintis ribotos civilinės atsakomybės viešasis juridinis asmuo, kurio tikslas yra koordinuoti narių veiklą, atstovauti jų interesams ir juos ginti ar tenkinti kitus viešuosius interesus. Jos veiklą reglamentuoja Asociacijų įstatymas, o bendrieji juridinių asmenų klausimai – Civilinis kodeksas. Asociacijos pavadinime dažnai naudojami žodžiai „asociacija“, „susivienijimas“, „konfederacija“, „sąjunga“, „draugija“ ar „federacija“ – teisiškai tai ta pati forma.
Esminis asociacijos bruožas – narystė. Tai narių organizacija: žmonės ar įmonės susivienija, moka nario mokestį, balsuoja visuotiniame narių susirinkime ir tokiu būdu valdo organizaciją. Būtent narystė skiria asociaciją nuo viešosios įstaigos, kurioje yra dalininkai, ir nuo labdaros bei paramos fondo, kuriame pagrindinis dėmesys skiriamas turto kaupimui ir paramos teikimui.
Antras esminis bruožas – pelnas nedalijamas. Asociacija gali uždirbti, tačiau uždirbtos lėšos negali būti išmokamos nariams kaip dividendai ar pelno dalis; jos skiriamos įstatuose numatytiems tikslams. Nariai už asociacijos prievoles neatsako savo turtu, o asociacija neatsako už narių prievoles. Šis atskyrimas praktikoje svarbus, kai asociacija sudaro sutartis, gauna projektinį finansavimą ar samdo darbuotojus.
Jei dar svarstote, kuri teisinė forma tinka Jūsų idėjai, pravartu peržvelgti visą įmonių ir organizacijų steigimo spektrą – nuo asociacijos ir viešosios įstaigos iki mažosios bendrijos ar UAB, jei veikla iš tikrųjų yra komercinė.
Ne pelno statusas nereiškia, kad organizacija atleidžiama nuo apskaitos, ataskaitų ar mokestinių prievolių. Asociacija turi buhalteriją, teikia metinius finansinių ataskaitų rinkinius, o vykdydama ūkinę veiklą ar mokėdama atlygį žmonėms – ir atitinkamas deklaracijas. Skiriasi ne prievolių kiekis, o tai, kam panaudojamas rezultatas.
Kas gali steigti asociaciją: steigėjų skaičius ir reikalavimai
Asociaciją gali steigti ne mažiau kaip trys steigėjai. Tai svarbiausias formalus reikalavimas ir dažniausia priežastis, dėl kurios idėja stringa jau pirmame žingsnyje: vienam ar dviem žmonėms asociacijos įsteigti nepavyks. Jei realiai veiklą vykdys vienas ar du asmenys, dažniausiai tinkamesnė forma yra viešoji įstaiga, kurią gali steigti ir vienas dalininkas.
Steigėjais gali būti tiek fiziniai, tiek juridiniai asmenys, ir juos galima derinti: pavyzdžiui, dvi įmonės ir vienas fizinis asmuo. Fiziniam asmeniui taikomas veiksnumo reikalavimas – steigėju gali būti pilnametis arba įstatymų nustatytais atvejais nuo keturiolikos metų (jaunimo organizacijų atveju). Juridinį asmenį steigiant atstovauja jo vadovas arba įgaliotas asmuo, o sprendimą dalyvauti steigime paprastai priima to juridinio asmens kompetentingas organas – todėl reikia ir atitinkamo sprendimo ar įgaliojimo.
Steigėjai nuo įregistravimo momento tampa asociacijos nariais. Tai reiškia, kad steigėjų sąrašas nėra vien formalumas – jie iškart įgyja balsavimo teisę visuotiniame narių susirinkime. Praktikoje verta iš anksto aptarti, ar visi trys steigėjai tikrai ketina dalyvauti veikloje, ar kai kurie tik „pridedami skaičiui“. Antruoju atveju vėliau kyla problemų kvorumo ir balsavimo klausimais.
- Reikalingas veiksnumas
- Steigėjai tampa nariais
- Kiekvienas turi balsą susirinkime
- Reikia sprendimo dalyvauti steigime
- Atstovauja vadovas ar įgaliotas asmuo
- Balsavimo tvarką galima diferencijuoti
- Tinka klasteriams ir platformoms
- Įstatuose galima numatyti narių kategorijas
- Skirtingi nario mokesčio dydžiai
Jei prašymo pateikimo metu steigėjų lieka mažiau nei trys – pavyzdžiui, vienas persigalvoja po steigiamojo susirinkimo – dokumentai nebus įregistruoti ir procedūrą teks kartoti iš naujo. Todėl steigėjų apsisprendimą visada patvirtiname prieš rengdami dokumentus, o ne po jų pasirašymo.
Kiek kainuoja ir kiek trunka asociacijos steigimas
Klausimas „asociacijos steigimas kaina“ paieškose pasitaiko beveik taip pat dažnai kaip pati steigimo procedūra. Atsakymas susideda iš dviejų dalių: registravimo mokesčio ir dokumentų parengimo darbo. Rengiant dokumentus savarankiškai sumokėsite tik registravimo mokestį, tačiau rizikuojate, kad dokumentai bus grąžinti taisyti – o tada mokestį teks mokėti pakartotinai.
Mūsų asociacijos steigimo paslauga kainuoja nuo 120 EUR (mokesčiai įskaičiuoti), o procedūra trunka 2–4 darbo dienas. Į šią kainą įeina įstatų parengimas, steigimo sutarties ir protokolų rengimas, registracija bei konsultacija narystės ir valdymo klausimais. Tikslią apimtį ir kainą savo atvejui rasite paslaugos puslapyje, o bendrą kainoraštį – skiltyje kainos.
| Etapas | Trukmė | Ką apima |
|---|---|---|
| Konsultacija ir formos parinkimas | Tą pačią dieną | Įvertinama, ar asociacija tikrai tinkamiausia forma, aptariami tikslai ir narystė |
| Pavadinimo patikra | 1 darbo diena | Tikrinamas tapatumas su registruotais juridiniais asmenimis ir prekių ženklais |
| Dokumentų parengimas | 1 darbo diena | Steigimo sutartis, steigiamojo susirinkimo protokolas, įstatai, buveinės sutikimas |
| Steigiamasis susirinkimas | Kelios valandos | Sprendimai dėl įstatų, valdymo organų ir įgaliojimų, protokolo pasirašymas |
| Įregistravimas registre | 1–2 darbo dienos | Duomenų pateikimas ir asociacijos įregistravimas Juridinių asmenų registre |
| Duomenys apie naudos gavėjus | Iš karto po įregistravimo | Privaloma prievolė, apie kurią savarankiškai besisteigiantys dažnai sužino per vėlai |
Terminas ilgėja trimis atvejais: kai pasirinktas pavadinimas jau užimtas arba per panašus į registruotą, kai kuris nors steigėjas neturi galiojančio elektroninio parašo, ir kai įstatuose numatoma netipinė narių ar valdymo struktūra, kurios formuluotes reikia derinti. Visus tris dalykus paprastai galima išspręsti dar prieš pradedant, jei jie aptariami pirmoje konsultacijoje.
Steigiamasis susirinkimas, protokolas ir steigimo sutartis
Asociacijos steigimas prasideda ne nuo registro, o nuo steigėjų susitarimo. Formaliai jis įforminamas dviem dokumentais: steigimo sutartimi ir steigiamojo susirinkimo protokolu. Steigimo sutartyje steigėjai susitaria dėl paties steigimo veiksmų: nurodomi steigėjų duomenys, būsimas asociacijos pavadinimas, steigėjų teisės ir pareigos steigimo procese, įgaliojimai atlikti registravimo veiksmus bei stojamųjų įnašų ar steigimo išlaidų padengimo tvarka. Sutartį pasirašo visi steigėjai, ir nuo jos sudarymo momento asociacija laikoma steigiama.
Steigiamasis susirinkimas yra susitikimas, kuriame priimami esminiai sprendimai. Jame būtina nuspręsti dėl įstatų patvirtinimo, valdymo organų sudarymo ir jų narių išrinkimo, vadovo paskyrimo, buveinės adreso bei asmens, įgalioto pateikti dokumentus registrui. Susirinkimas gali vykti ir nuotoliniu būdu, jei tokia galimybė nustatyta steigimo sutartyje ir užtikrinamas balsavimo rezultatų fiksavimas.
Protokolas yra dokumentas, kurį registras vertina atidžiausiai. Jame privalo būti nurodyta susirinkimo vieta ir laikas, dalyvavę steigėjai, darbotvarkė, kiekvienu klausimu priimti sprendimai su balsavimo rezultatais, išrinktų valdymo organų narių duomenys bei pirmininko ir sekretoriaus parašai. Praktikoje dažniausia klaida – protokole nurodyti tik bendrą frazę „nutarta patvirtinti įstatus“, nefiksuojant balsavimo rezultatų ir nesuformuluojant atskirų sprendimų kiekvienu darbotvarkės klausimu.
Protokolo tekstas vėliau tampa įrodymu ginčuose dėl to, kas ir kokiomis sąlygomis buvo išrinktas ar įgaliotas. Jei protokole neaišku, kuriam laikotarpiui išrinktas vadovas ar valdyba, po kelerių metų kyla klausimas, ar organo įgaliojimai vis dar galioja. Todėl kadencijų trukmę fiksuojame tiek įstatuose, tiek protokole.
Asociacijos įstatai – kas privalo būti numatyta
Įstatai yra pagrindinis asociacijos dokumentas, pagal kurį ji veikia visą gyvavimo laiką. Asociacijų įstatymas nustato privalomą įstatų turinį, o praktika parodo, kurie punktai sukelia daugiausia ginčų. Rengiant įstatus verta galvoti ne apie steigimo dieną, o apie situaciją po kelerių metų, kai narių padaugės, o interesai išsiskirs.
Privalomi asociacijos įstatų punktai
- Pavadinimas – neturi sutapti ar būti klaidinamai panašus į jau registruotus juridinius asmenis ir prekių ženklus
- Buveinė – adresas Lietuvoje, kuriuo asociacija pasiekiama oficialiai
- Teisinė forma ir nuoroda, kad asociacija yra ribotos civilinės atsakomybės viešasis juridinis asmuo
- Veiklos tikslai ir sritys – suformuluoti pakankamai plačiai, kad apimtų ir būsimą veiklą
- Narystės sąlygos – priėmimo, išstojimo ir pašalinimo tvarka
- Narių teisės ir pareigos – balsavimas, informacijos gavimas, dalyvavimas veikloje
- Stojamųjų įnašų ir nario mokesčio nustatymo tvarka – kas ir kaip nustato dydį bei mokėjimo terminus
- Valdymo organai, jų kompetencija, rinkimo ir atšaukimo tvarka bei kadencijų trukmė
- Lėšų ir turto šaltiniai bei jų naudojimo ir kontrolės tvarka
- Filialų ir atstovybių steigimo bei jų veiklos nutraukimo tvarka
- Įstatų keitimo tvarka – kokia balsų dauguma priimami pakeitimai
- Pranešimų skelbimo tvarka ir dokumentų pateikimo nariams būdas
- Veiklos laikotarpis, jei jis ribotas, ir veiklos pabaigos bei turto panaudojimo tvarka
Du punktai nusipelno atskiro dėmesio. Pirmasis – veiklos tikslai ir sritys. Jie lemia, kokią ūkinę veiklą asociacija apskritai gali vykdyti ir ar galės pretenduoti į paramos gavėjo statusą. Per siaurai suformuluoti tikslai vėliau verčia keisti įstatus, o tai reiškia naują susirinkimą ir naują registravimo procedūrą. Antrasis – įstatų keitimo tvarka: jei numatysite, kad pakeitimams reikia visų narių pritarimo, augant narių skaičiui įstatus pakeisti taps praktiškai neįmanoma.
Narystė ir nario mokesčiai
Narystė asociacijoje yra savanoriška, o priėmimo tvarką nustato patys įstatai. Įprastas modelis: asmuo pateikia prašymą, jį svarsto valdyba arba visuotinis narių susirinkimas, sprendimas priimamas balsavimu, o narystė įsigalioja sumokėjus stojamąjį įnašą. Įstatuose galima numatyti ir narių kategorijas – tikruosius, asocijuotus, garbės ar rėmėjus – su skirtingomis teisėmis ir skirtingu nario mokesčio dydžiu. Praktikoje tai naudinga verslo asociacijoms, kur skirtingo dydžio įmonės nenori mokėti vienodai.
Nario mokesčio dydį ir mokėjimo tvarką paprastai nustato visuotinis narių susirinkimas, o įstatuose įrašoma tik nustatymo tvarka, ne konkreti suma. Tai sąmoningas sprendimas: jei suma įrašoma į įstatus, kiekvienam pakeitimui reikės įstatų keitimo procedūros. Mokestis gali būti metinis, ketvirtinis, diferencijuotas pagal narių kategoriją ar apyvartą – svarbu, kad kriterijai būtų objektyvūs ir aiškiai aprašyti.
Nemokantys nario mokesčio – nuolatinė asociacijų problema. Sprendimas paprastas, bet apie jį reikia pagalvoti steigiant: įstatuose būtina numatyti pašalinimo pagrindus ir tvarką, įskaitant įsiskolinimo terminą, po kurio narys gali būti pašalintas, ir organą, priimantį tokį sprendimą. Jei šios tvarkos nėra, skolininką pašalinti teisiškai sudėtinga, o jis toliau turi balsavimo teisę. Taip pat verta numatyti, kad išstojantis ar pašalinamas narys sumokėtų susikaupusį įsiskolinimą ir kad stojamieji bei nario mokesčiai negrąžinami.
Nario mokestis yra narystės sąlyga ir apskaitomas kaip asociacijos pajamos, o parama – neatlygintinai perduotos lėšos ar turtas, kuriems taikoma atskira apskaita ir ataskaitų tvarka. Šių srautų maišymas apskaitoje yra viena dažniausių priežasčių, dėl kurių vėliau kyla klausimų dėl paramos panaudojimo.
Asociacijos valdymo organai ir jų kompetencija
Asociacijos valdymo struktūra yra dviejų arba trijų pakopų. Privaloma turėti visuotinį narių susirinkimą ir vienasmenį valdymo organą – vadovą. Kolegialus valdymo organas (valdyba arba taryba) nėra privalomas, tačiau praktikoje jį verta sudaryti, kai narių daugiau nei keliolika: kitaip kiekvienam sprendimui reikės šaukti visų narių susirinkimą.
| Organas | Kas jį sudaro | Ką sprendžia |
|---|---|---|
| Visuotinis narių susirinkimas | Visi asociacijos nariai | Įstatų keitimas, valdymo organų rinkimas ir atšaukimas, metinių ataskaitų tvirtinimas, nario mokesčio dydis, veiklos pabaiga |
| Valdyba arba taryba | Susirinkimo išrinkti nariai | Veiklos strategija, biudžetas, narių priėmimas ir pašalinimas, vadovo priežiūra – jei tai numatyta įstatuose |
| Vadovas (prezidentas, direktorius) | Vienas asmuo | Kasdienė veikla, atstovavimas, sutarčių sudarymas, darbuotojų priėmimas, dokumentų teikimas registrui |
| Revizorius ar audito komisija | Neprivaloma, pagal įstatus | Finansinės veiklos ir lėšų panaudojimo kontrolė, išvados susirinkimui |
Praktinė atsakomybės logika tokia: visuotinis narių susirinkimas priima strateginius sprendimus, valdyba juos detalizuoja ir prižiūri, o vadovas atsako už kasdienį veikimą ir prisiima asmeninę atsakomybę už netinkamai vykdomas pareigas. Būtent vadovo duomenys įrašomi į registrą, jis pasirašo sutartis ir teikia ataskaitas. Vadovu gali būti tiek asociacijos narys, tiek pašalinis asmuo – įstatuose galima numatyti abu variantus.
Vadovo pasikeitimas nėra vien vidinis reikalas: naujo vadovo duomenis būtina įregistruoti, kitaip registro duomenys taps neteisingi, o sandorių galiojimas – ginčytinas. Tai atskira procedūra, kurią atliekame kaip vadovo keitimo paslaugą. Panašiai tvarkomas ir pavadinimo keitimas, jei asociacija nusprendžia pervadinti save.
Asociacija, VšĮ ar labdaros ir paramos fondas – ką pasirinkti
Trys pagrindinės ne pelno formos Lietuvoje atrodo panašiai, bet skiriasi tuo, kas jas valdo ir iš kur gauna lėšų. Pasirinkimo klaida brangi ne dėl steigimo kainos, o dėl to, kad po metų tenka arba keisti įstatus, arba pertvarkyti visą organizaciją.
| Kriterijus | Asociacija | Viešoji įstaiga (VšĮ) | Labdaros ir paramos fondas |
|---|---|---|---|
| Steigėjų skaičius | Ne mažiau kaip 3 | Nuo 1 dalininko | Nuo 1 steigėjo |
| Dalyvių statusas | Nariai su balsavimo teise | Dalininkai su dalininko teisėmis | Dalininkai arba steigėjai |
| Valdymas | Visuotinis narių susirinkimas, valdyba, vadovas | Visuotinis dalininkų susirinkimas, vadovas | Dalininkų susirinkimas, valdyba, vadovas |
| Pagrindinis tikslas | Narių interesų atstovavimas ir koordinavimas | Viešųjų paslaugų teikimas visuomenei | Lėšų ir turto kaupimas paramai teikti |
| Pagrindiniai pajamų šaltiniai | Nario mokesčiai, parama, projektai, ūkinė veikla | Paslaugų pajamos, projektai, parama | Parama, aukos, palikimai, investicijų pajamos |
| Kam tinka | Bendruomenėms, profesinėms ir verslo grupėms, klubams | Švietimo, sveikatos, kultūros paslaugų teikėjams | Paramos programoms ir stipendijoms administruoti |
Privalumai
- Demokratinis valdymas – kiekvienas narys turi balsą, todėl forma tinka bendruomenėms ir profesinėms grupėms
- Ribota civilinė atsakomybė – nariai už asociacijos prievoles savo turtu neatsako
- Stabilus finansavimo šaltinis – nario mokesčiai nepriklauso nuo projektų laimėjimo
- Galimybė gauti paramos gavėjo statusą ir priimti 1,2 % gyventojų pajamų mokesčio dalį
- Leidžiama ūkinė komercinė veikla, jei ji susijusi su įstatuose numatytais tikslais
- Pripažįstamas atstovavimo statusas – asociacijos dažnai kviečiamos į konsultacijas ir darbo grupes
Į ką atkreipti dėmesį
- Reikia bent trijų steigėjų – vienam ar dviem asmenims ši forma neprieinama
- Pelnas nedalijamas nariams – uždirbtos lėšos skiriamos tik įstatų tikslams
- Sprendimų priėmimas lėtesnis, ypač kai narių daug ir reikalaujamas didelis kvorumas
- Nario mokesčių surinkimas reikalauja administravimo ir aiškios pašalinimo tvarkos
- Papildomos ataskaitos, jei gaunama parama arba 1,2 % GPM lėšos
- Priklausomybė nuo narių aktyvumo – pasyvėjant nariams organizacija sustoja
Jei jau turite veikiančią viešąją įstaigą ir suprantate, kad realiai Jums reikia narystės principo, formą galima keisti – tai atliekama kaip viešosios įstaigos pertvarkymas. Bendrus teisinių formų keitimo klausimus aprašome ir pertvarkymo skiltyje.
Ar asociacija gali vykdyti ūkinę komercinę veiklą ir uždirbti
Taip, gali. Tai vienas dažniausiai klaidingai suprantamų dalykų: ne pelno statusas draudžia ne uždirbti, o dalytis pelnu tarp narių. Asociacija gali teikti mokamas paslaugas, organizuoti mokamus renginius, leisti leidinius, nuomoti patalpas ar įrangą, vykdyti mokymus ir sertifikavimą. Vienintelė esminė sąlyga – veikla turi būti susijusi su įstatuose numatytais tikslais ir jiems tarnauti.
Praktinis kriterijus paprastas: jei sporto asociacija organizuoja mokamas varžybas ir parduoda bilietus, veikla akivaizdžiai susijusi su tikslais. Jei ta pati asociacija pradeda prekiauti statybinėmis medžiagomis, ryšys su tikslais dingsta. Antruoju atveju kyla klausimų tiek dėl teisėtumo, tiek dėl mokestinio vertinimo, o kartais tampa aiškiau įsteigti atskirą įmonę – pavyzdžiui, mažąją bendriją arba UAB – ir palikti asociacijai atstovavimo funkciją.
Uždirbtos lėšos negali būti išmokamos nariams kaip pelno dalis, dividendai ar paslėptas atlygis. Jos naudojamos įstatuose numatytiems tikslams: veiklos programoms, darbuotojų atlyginimams, patalpoms, įrangai, renginiams, projektų bendrafinansavimui. Nariai gali gauti atlygį iš asociacijos tik už realiai atliktą darbą pagal darbo ar paslaugų sutartį, ir toks atlygis turi būti pagrįstas rinkos sąlygomis.
Ne pelno juridiniams asmenims taikomos specifinės pelno mokesčio taisyklės ir lengvatos, priklausančios nuo pajamų struktūros bei lėšų panaudojimo tikslams. Vykdant ūkinę veiklą aktualus ir PVM: registruotis privaloma, kai apyvarta per paskutinius 12 mėnesių viršija 45 000 EUR. Konkretūs tarifai, lengvatų sąlygos ir jų taikymas Jūsų atvejui tikslinami konsultacijos metu pagal galiojančią teisės aktų redakciją.
Paramos gavėjo statusas ir 1,2 % GPM
Paramos gavėjo statusas suteikiamas pagal Labdaros ir paramos įstatymą ir yra atskira procedūra po asociacijos įregistravimo. Jis nėra automatinis – jo reikia prašyti, o įstatuose numatyti tikslai turi atitikti įstatyme nurodytas visuomenei naudingos veiklos sritis. Būtent todėl tikslų formuluotę verta apgalvoti dar steigiant, o ne po metų, kai paaiškėja, kad statuso gauti nepavyks be įstatų keitimo.
Statusas duoda tris praktinius dalykus. Pirma, asociacija gali teisėtai priimti paramą iš įmonių ir gyventojų, o paramos teikėjams atsiranda mokestinė nauda. Antra, atsiranda teisė gauti gyventojų skiriamą 1,2 % gyventojų pajamų mokesčio dalį – daugeliui bendruomenių ir sporto organizacijų tai tampa reikšmingu metiniu pajamų šaltiniu. Trečia, statusas dažnai yra formali sąlyga dalyvauti tam tikruose finansavimo konkursuose.
Kartu atsiranda ir prievolės. Paramos gavėjas privalo tvarkyti atskirą gautos paramos ir jos panaudojimo apskaitą bei teikti ataskaitas apie gautą paramą ir jos panaudojimą nustatytais terminais. Jei parama gauta turtu ar paslaugomis, tai taip pat fiksuojama. Ataskaitų neteikimas ar paramos panaudojimas ne pagal paskirtį gali baigtis statuso panaikinimu, o kartu ir 1,2 % GPM srauto praradimu.
Susitarkite su buhalteriu dėl atskiros paramos lėšų apskaitos ir įsirašykite ataskaitų terminus į metinį kalendorių. Praktikoje statusas dažniausiai prarandamas ne dėl piktnaudžiavimo, o dėl pamiršto ataskaitos pateikimo termino – ypač organizacijose, kurios dirba savanoriškais pagrindais.
Iš kur asociacijos gauna lėšų
Tvari asociacija beveik niekada neišsilaiko iš vieno šaltinio. Praktikoje geriausiai veikia derinys, kuriame nario mokesčiai padengia administracines sąnaudas, o projektai ir parama finansuoja konkrečias veiklas. Žemiau – pagrindiniai šaltiniai ir tai, ką apie kiekvieną verta žinoti prieš planuojant biudžetą.
| Šaltinis | Kuo naudingas | Į ką atkreipti dėmesį |
|---|---|---|
| Nario mokesčiai | Prognozuojamas, nesusietas su konkurso rezultatais | Reikia aiškios nustatymo tvarkos ir pašalinimo už įsiskolinimą mechanizmo |
| Parama ir dovanos | Lankstus panaudojimas pagal tikslus | Būtinas paramos gavėjo statusas ir atskira paramos apskaita |
| 1,2 % GPM dalis | Kasmetinis srautas be atskirų paraiškų | Priklauso nuo narių ir rėmėjų aktyvumo bei viešinimo |
| Projektinis finansavimas | Leidžia įgyvendinti didesnes veiklas | Griežta atskaitomybė, dažnai reikalingas bendrafinansavimas |
| Savivaldybių programos | Tinka bendruomenių ir sporto veikloms | Konkursų terminai fiksuoti, dokumentai teikiami iš anksto |
| ES ir tarptautinės programos | Didžiausi biudžetai | Reikalinga administravimo kompetencija ir tvarkinga apskaita |
| Ūkinė komercinė veikla | Nepriklausomas ir stabilus šaltinis | Veikla turi būti susijusi su įstatuose numatytais tikslais |
Vienas dalykas, kurį verta numatyti iš anksto: dauguma projektinių ir savivaldybių finansavimo konkursų reikalauja, kad organizacija būtų pateikusi metines finansines ataskaitas. Naujai įsteigta asociacija, kuri pirmaisiais mėnesiais netvarkė apskaitos, praranda galimybę dalyvauti konkursuose net turėdama gerą projekto idėją.
Kokios asociacijos veikia praktikoje
Asociacijos forma naudojama daug plačiau, nei dauguma įsivaizduoja. Žemiau – tipinės grupės, kurias steigiame dažniausiai, ir tai, ką kiekvienai jų svarbu numatyti įstatuose.
- Narystės kriterijai pagal kvalifikaciją
- Etikos kodeksas ir jo taikymo tvarka
- Mokymai ir sertifikavimas kaip ūkinė veikla
- Nariai – juridiniai asmenys
- Nario mokestis pagal įmonės dydį
- Aiški atstovavimo ir viešų pozicijų tvarka
- Paramos gavėjo statusas beveik būtinas
- Savivaldybių programų finansavimas
- Paprasta narystės ir kvorumo tvarka
- Nario mokestis kaip pagrindinis šaltinis
- Mokamos varžybos ir treniruotės
- 1,2 % GPM viešinimas nariams
- Lankstūs veiklos tikslai įstatuose
- Renginių ir leidinių veikla
- Savanorių įtraukimo tvarka
- Narystės amžiaus ribos įstatuose
- Projektinis ir tarptautinis finansavimas
- Griežtesni atskaitomybės reikalavimai
Asociacijos steigimas žingsnis po žingsnio
Visa procedūra atliekama nuotoliniu būdu, jei steigėjai turi galiojantį elektroninį parašą – mobilųjį parašą arba kvalifikuotą Smart-ID. Fiziškai niekur vykti nereikia.
Kaip vyksta asociacijos steigimas
- 1Tikslų ir steigėjų sudėties aptarimas Tą pačią dienąNustatoma, ką asociacija realiai veiks, kas bus jos nariai ir ar surinkti bent trys steigėjai. Šiame etape dažnai paaiškėja, kad tinkamesnė forma yra viešoji įstaiga arba įmonė.
- 2Pavadinimo patikra ir rezervavimas 1 darbo dienaTikrinama, ar pavadinimas nesutampa su registruotais juridiniais asmenimis ir prekių ženklais bei atitinka pavadinimų sudarymo taisykles. Verta turėti 2–3 variantus.
- 3Buveinės adreso ir sutikimo sutvarkymas Kartu su dokumentaisParengiamas patalpų savininko sutikimas suteikti adresą registracijai. Jei patalpos priklauso keliems bendrasavininkiams, sutikimą duoda visi.
- 4Steigimo sutarties ir įstatų parengimas 1 darbo dienaRengiama steigėjų steigimo sutartis ir įstatai su narystės, nario mokesčio, valdymo organų ir lėšų naudojimo tvarka, pritaikyta konkrečiai organizacijai.
- 5Steigiamasis susirinkimas ir protokolas Kelios valandosSusirinkime tvirtinami įstatai, renkami valdymo organai, skiriamas vadovas ir įgaliojamas asmuo pateikti dokumentus registrui. Sprendimai fiksuojami protokole su balsavimo rezultatais.
- 6Dokumentų pasirašymas Kelios valandosSteigimo sutartį, protokolą ir įstatus pasirašo steigėjai elektroniniu parašu. Neturint elektroninio parašo, dokumentai tvirtinami pas notarą.
- 7Įregistravimas Juridinių asmenų registre 1–2 darbo dienosPateikiami duomenys apie asociaciją, jos vadovą ir buveinę. Nuo įregistravimo asociacija tampa juridiniu asmeniu ir gali sudaryti sutartis.
- 8Duomenys apie naudos gavėjus ir dalyvius Iš karto po įregistravimoUžpildomi privalomi duomenys registruose. Už šios prievolės nevykdymą numatytos baudos, o savarankiškai besisteigiantys apie ją dažnai sužino per vėlai.
- 9Banko sąskaita, apskaita ir paramos gavėjo statusas Pirmos savaitėsAtidaroma sąskaita, pradedama tvarkyti apskaita, prireikus teikiamas prašymas dėl paramos gavėjo statuso suteikimo.
Ko prireiks steigiant asociaciją
- Visų steigėjų duomenys – fizinių asmenų vardai, pavardės, asmens kodai, adresai; juridinių asmenų pavadinimai, kodai ir atstovų duomenys
- Juridinių asmenų sprendimai ar įgaliojimai dalyvauti asociacijos steigime
- 2–3 pavadinimo variantai tam atvejui, jei pirmasis bus užimtas
- Veiklos tikslų ir sričių aprašymas – kuo išsamesnis, tuo tikslesni bus įstatai
- Buveinės adresas su patalpų unikaliu numeriu
- Patalpų savininko sutikimas suteikti adresą juridinio asmens registracijai
- Sprendimas dėl valdymo modelio – ar bus valdyba arba taryba, kokios kadencijos trukmės
- Būsimo vadovo duomenys ir jo sutikimas eiti pareigas
- Susitarimas dėl stojamojo įnašo ir nario mokesčio nustatymo tvarkos
- Galiojantis elektroninis parašas kiekvienam pasirašančiam steigėjui
Dažniausios klaidos steigiant asociaciją
Dauguma problemų kyla ne dėl registravimo procedūros, o dėl to, kas buvo arba nebuvo įrašyta į įstatus. Šios klaidos pasikartoja nuolat:
| Klaida | Kuo baigiasi | Kaip išvengti |
|---|---|---|
| Per siaurai suformuluoti veiklos tikslai | Neleidžiama vykdyti planuojamos veiklos, negaunamas paramos gavėjo statusas | Tikslai formuluojami pagal realią ir numatomą veiklą, su atsarga ateičiai |
| Nenumatyta narių pašalinimo tvarka | Nemokantys nario mokesčio lieka nariais ir toliau balsuoja | Įstatuose nustatomi pašalinimo pagrindai, terminai ir sprendimą priimantis organas |
| Nario mokesčio dydis įrašytas į įstatus | Kiekvienam pakeitimui reikia įstatų keitimo procedūros | Įstatuose aprašoma tik nustatymo tvarka, dydį tvirtina susirinkimas |
| Reikalaujamas visų narių pritarimas įstatų pakeitimams | Augant narių skaičiui įstatus pakeisti tampa neįmanoma | Nustatoma kvalifikuota, bet realiai pasiekiama balsų dauguma |
| Protokole nefiksuoti balsavimo rezultatai | Dokumentai grąžinami taisyti, ginčijami organų įgaliojimai | Protokole atskirai aprašomas kiekvienas darbotvarkės klausimas ir balsavimas |
| Nepasirūpinta patalpų savininko sutikimu | Steigimas užstringa, registravimo mokestis prarandamas | Sutikimas parengiamas kartu su kitais dokumentais |
| Neužpildyti duomenys apie naudos gavėjus | Baudos už prievolės nevykdymą | Duomenys sutvarkomi iš karto po įregistravimo |
| Nepradėta tvarkyti apskaita nuo pirmos dienos | Neįmanoma dalyvauti finansavimo konkursuose, kaupiasi klaidos | Apskaita organizuojama iš karto po įregistravimo |
Buhalterinė apskaita ir metinės ataskaitos po įsteigimo
Asociacija privalo tvarkyti buhalterinę apskaitą nuo pirmos veiklos dienos, net jei realių pajamų dar nėra. Ne pelno organizacijų apskaita turi savo specifiką: atskirai apskaitomos narių mokesčių, paramos, projektinio finansavimo ir ūkinės veiklos lėšos, o kiekvienam tiksliniam finansavimui reikia parodyti, kaip lėšos panaudotos. Būtent šis lėšų srautų atskyrimas dažniausiai painioja pradedančiuosius.
Kasmet rengiamas ir visuotiniam narių susirinkimui tvirtinti teikiamas metinių finansinių ataskaitų rinkinys kartu su veiklos ataskaita, o patvirtintas rinkinys teikiamas registrui. Turint paramos gavėjo statusą, papildomai teikiamos ataskaitos apie gautą paramą ir jos panaudojimą. Jei asociacija samdo darbuotojus ar moka atlygį pagal paslaugų sutartis, atsiranda įprastos deklaravimo prievolės.
Praktinis patarimas: nesitikėkite, kad apskaitą metų pabaigoje „sutvarkys savanoris“. Ne pelno organizacijų apskaita nėra paprastesnė už įmonių – ji tiesiog kitokia. Asociacijoms, viešosioms įstaigoms ir paramos fondams buhalterinė apskaita pas mus kainuoja nuo 60 EUR per mėnesį, ir tai apima tiek kasdienę apskaitą, tiek metinių ataskaitų parengimą.
Jei asociacijos veikla nutrūksta, jos negalima tiesiog palikti. Neveikianti organizacija toliau turi prievolę teikti ataskaitas, o vadovui kyla asmeninė atsakomybė. Tokiu atveju vykdomas veiklos pabaigos procesas – jį aprašome likvidavimo skiltyje. Kartais pakanka pakeisti buveinę ar valdymą, o ne užbaigti veiklą.
Kada asociacijos steigimą verta patikėti specialistams
Asociaciją galima įsteigti ir savarankiškai. Prasminga tai daryti tada, kai steigėjai gerai supranta, ko nori, o veikla paprasta ir vienareikšmė. Specialistų pagalba realiai atsiperka trimis atvejais: kai steigėjų sudėtis mišri arba jų daug, kai planuojama ūkinė veikla ir paramos gavėjo statusas, ir kai jau dabar aišku, kad narių interesai skirsis, todėl įstatuose reikia ginčų sprendimo mechanizmų.
Asociacijos steigimo klaidos beveik niekada nepasimato steigimo dieną. Jos išlenda po dvejų metų, kai narys nemoka mokesčio, o įstatuose nėra pašalinimo tvarkos, arba kai norima gauti paramos gavėjo statusą, bet tikslai suformuluoti per siaurai. Todėl įstatus visada rengiame galvodami apie situaciją, kuri dar tik bus.
Turite klausimų dėl asociacijos steigimo, įstatų ar narystės tvarkos? Skambinkite +370 (608) 37367, rašykite info@vikagna.lt arba užpildykite užklausos formą – atsakysime per 1 darbo dieną.