Norint pakeisti įmonės vadovą, reikia atlikti keturis veiksmus: dalyviai priima sprendimą atšaukti senąjį ir paskirti naująjį vadovą, nutraukiama ir sudaroma vadovo sutartis, surašomas dokumentų bei turto perdavimo aktas, o duomenys pateikiami Juridinių asmenų registrui. Tik įregistravus pakeitimą naujasis vadovas gali veikti įmonės vardu.
Trumpai apie paslaugą
Vadovo keitimas – trys atskiri veiksmai
Klausimas „kaip pakeisti imones vadova“ paprastai kyla tada, kai sprendimas jau priimtas, o reikia žinoti eiliškumą. Didžioji dalis klaidų kyla iš vieno nesusipratimo: manoma, kad vadovo keitimas yra vienas veiksmas. Iš tikrųjų tai trys savarankiški dalykai, kurių kiekvienas turi savo dokumentą ir savo pasekmes.
Prie šių trijų prisideda ketvirtas, formaliai neprivalomas, bet praktiškai svarbiausias dalykas – dokumentų ir turto perdavimo aktas. Registras jo nereikalauja, todėl dauguma jį praleidžia, o po metų būtent dėl jo trūkumo kyla ginčai. Prie akto grįšime atskirai.
Šiame įraše aprašome visą praktinę eigą – ką ir kokia tvarka daryti kiekviename etape. Jei norite šį darbą tiesiog perduoti, konkreti apimtis, kaina ir terminai aprašyti vadovo keitimo paslaugos puslapyje.
Kas priima sprendimą pagal teisinę formą
Pirmas dalykas, kurį reikia išsiaiškinti – kuris organas turi teisę spręsti. Sprendimas, priimtas ne to organo, yra niekinis, o tai išaiškėja blogiausiu momentu: kai bankas atsisako suteikti prieigą arba kai kyla ginčas dėl pasirašytų sutarčių galiojimo.
| Teisinė forma | Kas renka ir atšaukia vadovą | Dokumentas | Į ką atkreipti dėmesį |
|---|---|---|---|
| UAB su vienu akcininku | Vienintelis akcininkas | Vienintelio akcininko sprendimas | Susirinkimo šaukti nereikia; sprendimas surašomas raštu |
| UAB su keliais akcininkais | Visuotinis akcininkų susirinkimas | Susirinkimo protokolas | Būtina laikytis įstatuose numatytos šaukimo tvarkos ir kvorumo |
| UAB su valdyba | Valdyba, jei įstatai jai tai priskiria | Valdybos posėdžio protokolas | Dažniausiai praleidžiamas niuansas – pirma reikia patikrinti įstatus |
| MB su vienu nariu | Vienintelis narys | Vienintelio nario sprendimas | Jei narys pats tampa vadovu, jis pasirašo dviem statusais |
| MB su keliais nariais | Narių susirinkimas | Narių susirinkimo protokolas | Nuostatuose gali būti numatyta kvalifikuota balsų dauguma |
| VšĮ | Visuotinis dalininkų susirinkimas | Dalininkų susirinkimo protokolas | Vieno dalininko atveju – rašytinis sprendimas |
| Asociacija | Visuotinis narių susirinkimas arba valdyba | Susirinkimo ar valdybos protokolas | Priklauso nuo įstatų; dažnai reikia laikytis kadencijų |
| Individuali įmonė | Savininkas | Savininko sprendimas | Vadovu gali būti pats savininkas arba samdomas asmuo |
Įstatai gali numatyti daugiau, nei nustato įstatymas: kvalifikuotą balsų daugumą, privalomą valdybos pritarimą, ilgesnį pranešimo apie susirinkimą terminą ar reikalavimą kandidatūrą pateikti iš anksto. Praktikoje maždaug kas penktame mūsų peržiūrėtame atvejyje įstatuose randame sąlygą, apie kurią klientas nežinojo. Todėl darbą pradedame nuo galiojančios įstatų redakcijos, o ne nuo sprendimo projekto.
Kaip surašyti sprendimą arba protokolą
Sprendimo tekstas yra trumpas, bet jame yra kelios vietos, kuriose klystama nuolat. Dokumente turi būti aiškiai matyti, kas jį priima, ką nusprendžia ir nuo kurios dienos.
Ką privalo apimti sprendimas dėl vadovo keitimo
- Juridinio asmens duomenys – pavadinimas, kodas ir buveinė
- Sprendimą priimančio asmens ar organo įvardijimas – akcininkas, narys, susirinkimas ar valdyba
- Susirinkimo duomenys, jei tai protokolas – vieta, data, dalyviai, kvorumas, darbotvarkė
- Atskiras sprendimas atšaukti senąjį vadovą su tiksliai nurodyta paskutine pareigų diena
- Atskiras sprendimas paskirti naująjį vadovą su pirmąja pareigų diena
- Balsavimo rezultatai kiekvienu klausimu, jei sprendžia keli dalyviai
- Įgaliojimas pasirašyti sutartį su naujuoju vadovu įmonės vardu
- Įgaliojimas pateikti duomenis registrui – konkrečiam asmeniui
- Parašai – pirmininko ir sekretoriaus arba vienintelio dalyvio
Kritiškiausia vieta – datos. Senojo vadovo paskutinė diena ir naujojo pirmoji turi jungtis be tarpo ir be persidengimo. Jei tarp jų lieka nors viena diena, įmonė tą laiką formaliai neturi teisėto atstovo: niekas negali pasirašyti sutarties, patvirtinti mokėjimo ar pateikti deklaracijos. Jei datos persidengia, formaliai atsiranda du vadovai, ir bankas beveik garantuotai paprašys paaiškinimo.
Antra dažna klaida – sprendimo surašymas atbuline data, kai norima „sutvarkyti“ jau susiklosčiusią padėtį. Praktikoje tai išlenda audito, mokestinio patikrinimo arba ginčo metu, ir tada įrodinėti, kas ir kada turėjo teisę pasirašyti, kainuoja gerokai brangiau nei laiku surašytas dokumentas.
Dažniausia klaida vadovo keitimo dokumentuose yra ne teisinė, o kalendorinė. Sprendime nurodyta viena data, darbo sutartyje – kita, o registrui pateikta trečia. Kol viskas gerai, to niekas nepastebi. Pastebi tada, kai reikia įrodyti, kas buvo atsakingas konkrečią dieną.
Vadovo sutarties tipai
Paskyrus vadovą, su juo turi būti sudaryta sutartis. Nuo jos tipo priklauso mokestinės prievolės, socialinio draudimo statusas ir tai, kokios garantijos taikomos nutraukiant santykius. Pasirinkimas nėra laisvas – jį iš esmės nulemia teisinė forma ir tai, ar vadovas kartu yra dalyvis.
| Sutarties tipas | Kada taikomas | Ką svarbu žinoti |
|---|---|---|
| Darbo sutartis su vadovu | Įprasčiausias variantas UAB ir VšĮ | Taikomos darbo teisės garantijos; duomenys teikiami „Sodrai“; atleidžiant skaičiuojama atostogų kompensacija |
| MB vadovo veiklos sutartis | Kai MB vadovu skiriamas ne narys arba pasirenkamas civilinis modelis | Civilinė sutartis, ne darbo santykiai; lankstesnis atlygio modelis; būtina aiškiai numatyti atlygio tvarką |
| Narystės pagrindu, be atskiros sutarties | Kai MB vadovas yra pats narys ir taip numatyta nuostatuose | Darbo sutarties nereikia; svarbu, kad nuostatai tai leistų aiškiai |
| Neatlygintinas pareigų ėjimas | Dažna praktika mažose asociacijose ir bendruomenėse | Galimas, jei numatyta įstatuose ir asmuo sutinka; vis tiek reikia rašytinio sutikimo eiti pareigas |
| Vadovo paslaugų sutartis | Kai vadovas veikia per savo juridinį asmenį dalyje funkcijų | Pats vadovas registre visada nurodomas kaip fizinis asmuo; sutartis negali pakeisti šio fakto |
Vienas formalus, bet svarbus niuansas: sutartį įmonės vardu pasirašo ne pats vadovas su savimi, o dalyvių įgaliotas asmuo. Kai vadovas yra vienintelis dalyvis, jis pasirašo dviem statusais, ir tai turi būti aiškiai matyti dokumento tekste. Priešingu atveju sutartis, kurios abiejose pusėse ta pati pavardė be atskiro įgaliojimo, gali būti ginčijama.
Į sutartį verta įtraukti daugiau nei minimumą: atlygio dydį ir peržiūrėjimo tvarką, konfidencialumo įsipareigojimus, nekonkuravimo sąlygas, atsiskaitymo tvarką nutraukiant santykius ir – ypač naudinga – pareigą perduoti dokumentus pagal aktą. Paskutinis punktas paverčia perdavimą sutartine prievole, o ne geros valios reikalu.
Senojo vadovo darbo santykių pabaiga
Atšaukimas iš pareigų ir darbo sutarties nutraukimas yra du skirtingi veiksmai, kuriuos būtina atlikti abu. Jei sutartis lieka nenutraukta, formaliai tęsiasi darbo santykiai su žmogumi, kuris nebeturi jokių įgaliojimų – kartu su prievole mokėti darbo užmokestį ir teikti duomenis „Sodrai“. Tai viena dažniausių netvarkos priežasčių, kurią randame perimdami apskaitą.
Senojo vadovo darbo santykių pabaigos eiga
- 1Nustatyti sutarties tipą ir nutraukimo pagrindą Prieš sprendimąDarbo sutartis nutraukiama šalių susitarimu, darbdavio valia arba kitu darbo teisės pagrindu; veiklos sutartis – joje numatyta tvarka. Pagrindas lemia, ar priklauso išeitinė išmoka ir koks įspėjimo terminas taikomas.
- 2Suskaičiuoti galutinį atsiskaitymą Kartu su sprendimuDarbo užmokestis už dirbtą laiką, nepanaudotų atostogų kompensacija, priedai ir kitos išmokos. Vadovai atostogų dažnai nepasiima metų metus, todėl kompensacija būna gerokai didesnė, nei tikimasi – sumą verta žinoti prieš, o ne po.
- 3Įforminti nutraukimą raštu Atleidimo dienąSusitarimas arba įsakymas dėl atleidimo su ta pačia data, kuri nurodyta dalyvių sprendime. Trys dokumentai – sprendimas, nutraukimas ir registro duomenys – turi rodyti tą pačią dieną.
- 4Atsiskaityti su darbuotoju Atleidimo dienąGalutinis atsiskaitymas atliekamas darbo teisės nustatytais terminais. Vėlavimas gali užtraukti papildomas prievoles darbdaviui.
- 5Pateikti duomenis „Sodrai“ Per nustatytus terminusPranešimas apie darbo santykių pabaigą teikiamas nustatytais terminais. Šis žingsnis pamirštamas dažniausiai ir sukelia painiavos su draudimo laikotarpiais.
- 6Uždaryti prieigas Atleidimo dienąBanko, apskaitos programos, elektroninio pašto ir valstybinių sistemų prieigos panaikinamos tą pačią dieną, kai baigiasi įgaliojimai.
Vadovo ir darbdavio santykiai nėra visiškai tokie patys kaip su eiliniu darbuotoju: bendrovės vadovas gali būti atšauktas dalyvių sprendimu bet kada, tačiau su darbo santykių pabaiga susijusios garantijos vis tiek galioja. Praktikoje ginčai kyla būtent dėl išeitinės išmokos ir atostogų kompensacijos, todėl šias sumas verta suderinti raštu iš anksto.
Dokumentų ir turto perdavimo aktas
Perdavimo aktas yra dokumentas, kurio registras nereikalauja – ir būtent todėl jis dažniausiai neparengiamas. Tuo tarpu praktikoje tai svarbiausias vadovo keitimo dokumentas. Jis atsako į vienintelį klausimą, kuris kyla po metų: ką naujasis vadovas realiai gavo ir nuo kada už tai atsako.
Be akto abi pusės lieka be įrodymų. Senasis vadovas negali įrodyti, kad viską perdavė, todėl jam gali būti priekaištaujama dėl dingusių dokumentų. Naujasis negali įrodyti, kad kai kurių dokumentų iš viso negavo, todėl atsakomybė už jų trūkumą praktiškai atitenka jam – juk būtent jis yra dabartinis vadovas, privalantis užtikrinti apskaitos tvarką.
Kritiškai svarbu suprasti dar vieną dalyką: tinkamai parengtame akte fiksuojama ne tik tai, kas perduota, bet ir tai, ko trūksta. Jei nėra kasos knygos, jei dingę trijų mėnesių sąskaitų originalai, jei nerasti sutarčių priedai – tai turi būti įrašyta. Aktas be išlygų reiškia, kad naujasis vadovas patvirtino gavęs viską, ir vėliau įrodinėti priešingai bus labai sunku.
Privalumai
- Aiški atsakomybės riba – matyti, kas ir už kokį laikotarpį atsako
- Užfiksuota finansinė būklė perdavimo dieną – likučiai, skolos, įsipareigojimai
- Įrašytos išlygos dėl trūkstamų dokumentų apsaugo naująjį vadovą
- Įrodymas ginčuose su dalyviais, mokesčių administratoriumi ar kreditoriais
- Prieigų sąrašas padeda nieko nepamiršti uždarant senojo vadovo teises
- Disciplinuoja abi puses – ruošiantis aktui dažnai išlenda netvarka, kurią dar galima sutvarkyti
Į ką atkreipti dėmesį
- Aktas be išlygų reiškia, kad viskas gauta – pasirašyti neperžiūrėjus rizikinga
- Bendros formuluotės tipo „perduoti visi dokumentai“ praktinės vertės neturi
- Vienašalis aktas silpnesnis už abipusį, bet vis tiek geriau nei nieko
- Neįtrauktos elektroninės prieigos – dažniausiai pamirštama akto dalis
- Nefiksuota data ir vieta – aktas praranda įrodomąją galią
- Nepasirašytas buhalterio, nors dauguma perduodamų dokumentų yra apskaitos
Ką įtraukti į perdavimo aktą
Aktas turi būti pritaikytas konkrečiai įmonei – gamybos bendrovės ir IT konsultacijų MB perduodamų dalykų sąrašai skiriasi iš esmės. Vis dėlto yra branduolys, kuris tinka beveik visiems atvejams:
Vadovo perdavimo akto turinio branduolys
- Steigimo ir korporatyviniai dokumentai – įstatai ar nuostatai, registravimo pažymėjimas, visų dalyvių sprendimų ir protokolų byla
- Apskaitos dokumentai – kasos knyga, sąskaitos faktūros, banko išrašai, apskaitos registrai, avanso apyskaitos
- Finansinės ataskaitos už ankstesnius metus kartu su jų patvirtinimo protokolais
- Mokestinių prievolių būklė – nepateiktos deklaracijos, permokos, skolos, mokėjimo grafikai
- Darbuotojų dokumentai – darbo sutartys, įsakymai, darbo laiko apskaita, atostogų likučiai
- Sutartys su klientais ir tiekėjais, jų priedai, galiojimo terminai ir nutraukimo sąlygos
- Paskolų, lizingo ir laidavimo sutartys – ypač tos, kuriose laidavo pats senasis vadovas
- Licencijos, leidimai, sertifikatai ir jų galiojimo terminai
- Turto sąrašas – transporto priemonės, įranga, atsargos, jų dokumentai ir raktai
- Antspaudas, jei įmonė jį naudoja
- Banko prieigos, elektroniniai parašai, sistemų administratoriaus teisės ir jų perdavimo faktas
- Vykstantys teismo procesai, pretenzijos ir ginčai su trumpu būklės aprašymu
- Duomenų apsaugos dokumentai – privatumo politika, duomenų tvarkymo sutartys, incidentų registras
Praktiškiausias patarimas, kurį galime duoti: prie perdavimo akto pridėkite trumpą suvestinę su banko sąskaitų likučiais, mokėtinomis ir gautinomis sumomis bei mokestinių prievolių būkle perdavimo dieną. Vieno puslapio dokumentas, pasirašytas abiejų vadovų ir buhalterio, vėliau atsako į daugumą klausimų, dėl kurių paprastai ir kyla ginčai.
Kai senasis vadovas nebendradarbiauja
Konfliktinio atleidimo atveju perdavimo dažnai tiesiog nebūna: žmogus nebeatsiliepia, dokumentų negrąžina, o prieigų neperduoda. Tokioje situacijoje geriausia strategija – ne laukti, o fiksuoti.
Pirmas žingsnis – rašytinis reikalavimas perduoti dokumentus, įteiktas taip, kad liktų įteikimo įrodymas: registruotu paštu deklaruotos gyvenamosios vietos adresu arba elektroniniu būdu su patvirtinimu. Reikalavime nurodomas konkretus terminas ir perduotinų dalykų sąrašas. Antras žingsnis – vienašalis perdavimo aktas, surašomas dalyvaujant dalyviams ir buhalteriui, kuriame užfiksuojama, kokie dokumentai rasti, kokių trūksta ir kad senasis vadovas perdavime nedalyvavo.
Trečias – faktinės būklės atkūrimas. Didelė dalis dokumentų yra atkuriama: banko išrašai gaunami iš banko, deklaracijos matomos elektroninėse sistemose, sutarčių kopijų turi kontrahentai. Praktikoje atkurti pavyksta daugiau, nei atrodo pirmą dieną. Jei dėl trūkstamų dokumentų kyla realios žalos, atsiranda pagrindas reikalauti jos atlyginimo iš buvusio vadovo – bet tam būtinas įrodymų rinkinys, kurį ir sudaro reikalavimas bei vienašalis aktas.
Kol vyksta ginčas dėl dokumentų, atleistas vadovas dažnai vis dar turi veikiančias banko ir sistemų prieigas. Formaliai jis jau ne vadovas, techniškai – gali beveik viską. Prieigų uždarymas neturi laukti perdavimo pabaigos: tai atskiras veiksmas, atliekamas iš karto, kai baigiasi įgaliojimai.
Senojo vadovo atsakomybė po atleidimo
Vienas dažniausių klaidingų įsitikinimų: „atsistatydinau, vadinasi, nebeatsakau“. Iš tikrųjų vadovo atsakomybė yra asmeninė ir susieta su laikotarpiu, kurį asmuo ėjo pareigas. Ji nesibaigia tą dieną, kai registre atsiranda kito žmogaus pavardė.
Praktiškai tai reiškia, kad buvęs vadovas gali būti traukiamas atsakomybėn už savo kadencijos metu priimtus sprendimus, nepateiktas deklaracijas, netvarkingą apskaitą ar žalą, padarytą įmonei ir jos kreditoriams, net jei nuo atleidimo praėjo metai ar daugiau. Ypač jautri sritis – nemokumo požymiai: vadovui numatyta pareiga laiku į juos reaguoti, o delsimas gali baigtis asmenine atsakomybe už kreditoriams padarytą žalą.
| Laikotarpis ar sritis | Kas atsako | Kaip apsisaugoti |
|---|---|---|
| Sprendimai iki atšaukimo datos | Senasis vadovas | Perdavimo aktas su finansine būkle tos dienos duomenimis |
| Veikla nuo paskyrimo datos | Naujasis vadovas | Prievolių ir skolų peržiūra prieš prisiimant pareigas |
| Nepateiktos praeities deklaracijos | Formaliai tvarko esamas vadovas, atsakomybė – to laikotarpio | Būklės patikra ir jos fiksavimas akte |
| Netvarkinga apskaita | To laikotarpio vadovas | Apskaitos dokumentų perdavimo įrodymas |
| Delsimas reaguoti į nemokumą | To laikotarpio vadovas | Finansinės būklės vertinimas perėmimo metu |
| Asmeniniai laidavimai | Laidavęs asmuo, nepriklausomai nuo pareigų | Peržiūrėti ir, jei įmanoma, perkelti laidavimus keičiant vadovą |
| Tarpinis laikotarpis be vadovo | Rizikinga visiems | Datos turi jungtis be tarpo |
Atskiro dėmesio verti asmeniniai laidavimai. Jei buvęs vadovas laidavo už įmonės paskolą ar lizingą, atleidimas šio įsipareigojimo nepanaikina – laidavimas galioja tol, kol jį pakeičia kreditorius. Todėl keičiant vadovą visada verta peržiūrėti, ar nėra sutarčių, kuriose išeinantis asmuo lieka asmeniškai įsipareigojęs.
Ką patikrinti prieš prisiimant pareigas
Ši dalis skirta naujajam vadovui. Sutikimas eiti pareigas yra ne formalumas, o asmeninės rizikos prisiėmimas, todėl prieš pasirašant verta skirti kelias valandas patikrinimui.
Naujojo vadovo pasitikrinimo sąrašas
- Mokestinių prievolių būklė – ar nėra skolų, nepateiktų deklaracijų, mokėjimo grafikų
- Atsiskaitymai su „Sodra“ ir darbuotojų darbo užmokesčio įsiskolinimai
- Pateiktos metinės finansinės ataskaitos už visus ankstesnius laikotarpius
- Kreditorių sąrašas ir pradelstų įsipareigojimų apimtis
- Vykstantys teismo procesai ir gautos pretenzijos
- Sutartys su nutraukimo ar peržiūros sąlyga, susijusia su vadovo pasikeitimu
- Licencijų galiojimas – kai kuriems leidimams sąlyga yra konkretaus vadovo kvalifikacija
- Įmonės finansinė būklė – ar nėra nemokumo požymių, į kuriuos reikės reaguoti iš karto
- Apskaitos būklė – ar dokumentai sutvarkyti, ar apskaitą kas nors realiai tvarko
Jei patikrinimas parodo, kad įmonė turi rimtų finansinių sunkumų, pareigų prisiėmimas be plano yra rizikingas. Tokiu atveju prieš sutinkant verta įvertinti, ar tinkamesnis kelias nėra restruktūrizavimas, bankroto procedūra ar tvarkingas įmonės likvidavimas. Naujas direktorius neišsprendžia problemos, kurios priežastis yra ne valdymas, o finansinė būklė.
Duomenų pateikimas registrui
Vadovo duomenys yra vieši registro duomenys. Kol Juridinių asmenų registre nurodytas senasis vadovas, būtent jis bankams, tiekėjams, institucijoms ir teismams atrodo kaip asmuo, turintis teisę pasirašyti įmonės vardu. Vidinio sprendimo popieriuje nepakanka.
Duomenys teikiami elektroniniu būdu, pasirašant kvalifikuotu elektroniniu parašu – mobiliuoju parašu arba kvalifikuotu Smart-ID. Kartu pateikiamas sprendimas ar protokolas, kuriuo grindžiamas pakeitimas. Įrašo atnaujinimas paprastai užtrunka vieną–dvi darbo dienas nuo tinkamai pateiktų duomenų. Jei parašo neturi nė vienas sprendimą priimantis asmuo, dokumentai tvirtinami per notarą, o terminas atitinkamai pailgėja.
Praktikoje matome nemažai atvejų, kai sprendimas dėl direktoriaus keitimo priimtas prieš pusmetį, o registre vis dar figūruoja senasis vadovas. Visos tą laikotarpį pasirašytos sutartys tada yra pasirašytos neaiškiais įgaliojimais, o bankas gali blokuoti operacijas. Todėl duomenų pateikimo neverta atidėti nė savaitei. Jei norite, kad šia dalimi pasirūpintų atstovas, tai ir yra vadovo keitimo paslaugos esmė – procedūra trunka apie 3 darbo dienas.
Bankas, VMI, „Sodra“ ir e. sistemos
Registro įrašo atnaujinimas yra tik pirmoji dalis. Kad įmonė realiai veiktų, naujasis vadovas per pirmąsias dienas turi sutvarkyti atstovavimą institucijose. Eiliškumas svarbus: kol registre nėra naujo įrašo, nei bankas, nei institucijos naujojo vadovo nepripažins, todėl bandyti tvarkyti prieigas anksčiau yra tuščias laiko gaišimas.
| Kur | Ką sutvarkyti | Kada | Kas nutinka, jei pamiršite |
|---|---|---|---|
| Bankas | Atstovavimo teisės, elektroninės bankininkystės prieiga, mokėjimo kortelės, limitai, senojo vadovo teisių panaikinimas | Pirma diena po įrašo | Blokuojami mokėjimai; buvęs vadovas techniškai valdo sąskaitą |
| VMI | Atstovo duomenys, prieigos prie elektroninių paslaugų, buhalteriams suteikti įgaliojimai | Pirmos dienos | Nepasiekiamos deklaracijos, praleisti terminai, delspinigiai |
| „Sodra“ | Pranešimai apie senojo vadovo darbo santykių pabaigą ir naujojo pradžią, elektroninių paslaugų prieigos | Per nustatytus terminus | Painiava su draudimo laikotarpiais ir galimos baudos |
| Apskaitos programa | Administratoriaus teisės, senojo vadovo paskyros uždarymas | Iš karto | Duomenys pasiekiami asmeniui, nebeturinčiam įgaliojimų |
| Elektroninis paštas ir domenas | Vadovo pašto dėžutė, domeno valdymo prieiga, kontaktiniai duomenys | Pirma savaitė | Prarandama korespondencija arba domeno kontrolė |
| Klientai ir tiekėjai | Pranešimai svarbiausiems partneriams, nuomotojui, lizingo bendrovėms | Pirma savaitė | Dalyje sutarčių numatyta pareiga pranešti ar net teisė peržiūrėti sąlygas |
| Licencijas išdavusios institucijos | Pranešimas apie vadovo pasikeitimą | Pagal reglamentavimą | Kai kuriems leidimams vadovo duomenys yra galiojimo sąlyga |
| Draudimo bendrovės | Vadovų civilinės atsakomybės ir turto draudimo polisų duomenys | Pirmas mėnuo | Draudimo apsauga gali neveikti įvykio atveju |
Jei kartu su vadovu keičiasi ir įmonės buveinė ar pavadinimas, procedūras patogiausia atlikti vienu metu – institucijoms ir bankui duomenis teks atnaujinti tik kartą. Tokiais atvejais kartu tvarkome ir registracijos adreso keitimą ar įmonės pavadinimo keitimą. Kai keičiasi ir savininkai, tai atskira procedūra – akcininkų ar MB narių keitimas, dažniausiai atliekama tą pačią dieną.
Prieigos, slaptažodžiai ir parašai
Ši dalis techninė, todėl ji dažniausiai ir praleidžiama. Tuo tarpu būtent čia lieka didžiausia praktinė rizika: teisiškai įgaliojimai pasibaigė, o techninės galimybės liko.
Prieš perdavimo dieną verta surašyti visų sistemų sąrašą ir prie kiekvienos pažymėti, kas turi prieigą. Tipinis sąrašas apima elektroninę bankininkystę ir mokėjimo korteles, VMI bei „Sodros“ elektronines paslaugas, apskaitos ir sandėlio programas, elektroninio pašto administravimą, domeno ir svetainės valdymą, debesijos saugyklas, kasos sistemas, ryšio operatoriaus paskyras, socialinių tinklų puslapius ir raktų ar apsaugos sistemų kodus. Kiekvienas iš šių punktų yra vieta, per kurią po atleidimo galima pasiekti įmonės duomenis.
Atskiras klausimas – elektroninis parašas. Jis priklauso fiziniam asmeniui, todėl „perduoti“ jo neįmanoma. Perduodamos tik teisės ir įgaliojimai sistemose. Todėl senojo vadovo įgaliojimus reikia panaikinti kiekvienoje sistemoje atskirai, o ne tikėtis, kad jie pasibaigs automatiškai kartu su registro įrašu.
Paprasčiausias būdas nieko nepamiršti – prieigų sąrašą padaryti atskiru perdavimo akto priedu, kuriame prie kiekvienos sistemos pažymima, ar prieiga perduota ir ar senojo vadovo teisės panaikintos. Tai užima dešimt minučių ir vienu dokumentu uždaro visą techninę riziką.
Kai vadovas atsistatydina savo iniciatyva
Vadovas turi teisę pasitraukti savo valia – niekas negali priversti žmogaus eiti pareigų prieš jo norą. Procedūra prasideda nuo rašytinio pranešimo dalyviams, kuriame nurodoma paskutinė pareigų ėjimo diena. Pranešimą būtina įteikti taip, kad liktų įteikimo įrodymas: registruotu paštu, per notarą arba elektroniniu būdu su patvirtinimu apie gavimą.
Įspėjimo terminas paprastai nustatomas įstatuose arba vadovo sutartyje, o jei nenustatytas – taikomi bendrieji darbo ar civilinės teisės terminai. Praktikoje verta duoti savininkams realų laiką pakaitalui rasti: staigus pasitraukimas paliekant įmonę be atstovo beveik visada baigiasi ginču dėl žalos.
Didžiausia problema kyla, kai dalyviai į pranešimą nereaguoja. Atsistatydinantis vadovas atsiduria nemalonioje padėtyje: registre jis lieka nurodytas, vadinasi, formaliai atsakingas už nepateiktas ataskaitas ir atsirandančias prievoles, nors realiai nieko nebevaldo. Tokiu atveju svarbu turėti pranešimo įteikimo įrodymą, surašyti vienašalį dokumentų perdavimo aktą ir pateikti registrui prašymą išregistruoti duomenis apie save. Tai reali ir veikianti išeitis, tačiau dokumentus reikia suformuluoti tiksliai, kad prašymas nebūtų atmestas.
Jei jau parašėte pranešimą, o savininkai tyli, nedelskite. Kiekvienas mėnuo, kurį registre likote nurodytas vadovu, yra mėnuo, už kurį Jums gali tekti aiškintis dėl nepateiktų ataskaitų, naujų skolų ar mokestinių prievolių. Tokius atvejus tvarkome nuolat – jei situacija užsitęsė, verta įvertinti ją kartu su specialistu.
Kai dalyviai nepriima sprendimo
Antra dažna aklavietė – kai dalyviai negali arba nenori priimti sprendimo. Tipiniai scenarijai: du dalyviai po lygiai ir kiekvienas blokuoja kito kandidatą; vienas dalyvis nepasiekiamas ar išvykęs; dalyvis mirė, o paveldėjimo procedūra nebaigta; arba susirinkimui tiesiog nesurenkamas kvorumas.
| Situacija | Kuo tai gresia | Praktiniai veiksmai |
|---|---|---|
| Balsai pasiskirsto po lygiai | Vadovas neatšaukiamas, sprendimai blokuojami | Ieškoti kompromisinės kandidatūros arba taikyti įstatuose numatytą ginčų mechanizmą |
| Dalyvis nepasiekiamas | Nesurenkamas kvorumas | Tinkamai įteikti pranešimus, fiksuoti neatvykimą, šaukti pakartotinį susirinkimą |
| Dalyvis mirė | Balsavimo teisė neaiški iki paveldėjimo pabaigos | Sulaukti paveldėjimo dokumentų arba spręsti dėl laikino valdymo |
| Įstatai reikalauja valdybos pritarimo | Sprendimas be pritarimo negalioja | Pirmiausia sušaukti valdybą arba pakeisti įstatus |
| Vadovas atsistatydino, pakaitalo nėra | Įmonė lieka be teisėto atstovo | Pateikti registrui prašymą dėl duomenų išregistravimo su įteikimo įrodymu |
| Konfliktas tarp savininkų neišsprendžiamas | Veikla stringa mėnesiais | Vertinti dalies perleidimą arba įmonės pabaigos scenarijus |
Ilgalaikė aklavietė paprastai reiškia, kad problema yra ne vadove, o savininkų santykiuose. Tokiais atvejais realus sprendimas dažnai yra ne naujas direktorius, o dalyvių sudėties pokytis – vienam iš savininkų perleidžiant savo dalį kitam. Jei įmonė realiai nebevykdo veiklos, tvarkingiausias kelias kartais yra jos pabaiga, o ne dar vienas bandymas rasti kandidatūrą.
Kiek visa tai trunka
Kai visi dalyviai sutaria ir turi elektroninį parašą, vadovo keitimas yra viena greičiausių registro procedūrų. Realus tvarkaraštis atrodo taip:
Realus vadovo keitimo tvarkaraštis
- 1Įstatų peržiūra ir datų suplanavimas Tą pačią dienąPatikrinama, kuris organas sprendžia, ar nereikia valdybos pritarimo, kokie terminai numatyti. Suderinamos atšaukimo ir paskyrimo datos.
- 2Sprendimo ir sutarties parengimas 1 darbo dienaRengiamas sprendimas arba protokolas, naujojo vadovo sutartis ir susitarimas dėl senosios nutraukimo.
- 3Perdavimo akto parengimas ir pasirašymas Kartu su sprendimuSudaromas dokumentų bei turto sąrašas, fiksuojama finansinė būklė ir prieigos.
- 4Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu Kelios valandosVisi dokumentai pasirašomi nuotoliu; niekur vykti nereikia.
- 5Duomenų pateikimas registrui 1–2 darbo dienosPateikiami duomenys ir laukiama įrašo atnaujinimo.
- 6Bankas, VMI, „Sodra“, prieigos Pirmos dienos po įrašoNaujasis vadovas sutvarko atstovavimą ir prieigas pagal aprašytą eiliškumą.
Terminas pailgėja, kai dalyviai nesutaria, kai kuris nors iš jų neturi elektroninio parašo, kai dalyvis yra užsienio juridinis asmuo arba kai naujasis vadovas – užsienietis, kuriam dar reikia asmens kodo ir identifikavimo priemonės. Šiuos dalykus verta išsiaiškinti pirmą dieną, o ne trečią.
Turite klausimų dėl vadovo ar direktoriaus keitimo? Skambinkite +370 (608) 37367, rašykite info@vikagna.lt arba užpildykite užklausos formą – atsakysime per 1 darbo dieną.